e-Training für Leipzig

Stadtverwaltung Leipzig

Im Ranking der deutschen Großstädte befindet sich Leipzig mit knapp 500.000 Einwohnern an 13. Stelle - im Osten Deutschlands hinter Berlin an Nr. 2. Für die Übernahme aller städtischen Aufgaben stehen knapp 7.300 Mitarbeiter zur Verfügung - rund 2/3 davon sind bei der Stadtverwaltung beschäftigt. Aufgegliedert in 40 Ämter und Referate arbeiten hier täglich über 4.500 Mitarbeiter am PC.

Im Vorfeld einer tiefgreifenden IT-strategischen Neuausrichtung wurde zum 1.1.2001 die innerhalb der Stadtverwaltung für Information und Kommunikation zuständige Abteilung in eine eigene Gesellschaft (Lecos GmbH) umgewandelt. Die Zielsetzung sah u.a. eine Modernisierung und Erweiterung der eingesetzten Hardware sowie die Umstellung von Corel-Anwendungen auf MS Office 2000 vor. Die anstehenden Aufgaben verteilten sich wie folgt: Bereitstellung und Installation der gesamten Hardware sowie die Installation der neuen Software durch die Lecos GmbH, Organisation und Durchführung aller notwendigen Schulungsmaßnahmen durch die Abteilung Personalentwicklung, Gesamtsteuerung des Roll-out durch die IT Koordination.

Rathaus der Stadt Leipzig

Partner für alle Projektphasen

Auf der Suche nach einem Qualifizierungspartner, von dem neben ausreichenden Kapazitäten hinsichtlich Trainern, Raumangebot, Personal und einer professionellen Organisations- und Administrationsleistung v.a. die Entwicklung eines einheitlichen Schulungskonzepts inklusive aller relevanten Unterlagen für jedes zu behandelnde Thema gefordert wurde, entschied sich die Personalentwicklung Ende 2001 für die Unilog Integrata Training (UIT). Martina Schmuntzsch, Sachgebietsleiterin Fortbildung und Personalentwicklung beim Personalamt der Stadt Leipzig begründete diese Entscheidung weitergehend: "Ein Projekt dieser Größenordnung über einen Zeitraum von mehreren Jahren bedarf neben einer exakten kundenspezifischen Abstimmung auch die Möglichkeit kurzfristig flexibel reagieren zu können. Mit standardisierter Organisation und Seminardurchführung käme man nicht ans Ziel!" Die UIT legte ein schlüssiges kundenspezifisches Gesamtkonzept vor, welches Projektmanagement, Seminar- und Broschürenentwicklung, Teilnehmerverwaltung, Seminardurchführung im Umfeld Windows 2000, Office 2000, Internet, LotusNotes und MS Project und eine detaillierte Seminar-/Projektstatistik bzw. -auswertung umfasste. Kommunikation und Kooperation waren auf beiden Seiten durch eine enge Zusammenarbeit im Rahmen anderer Projekte seit 1993 bereits etabliert.

e-Training als Transferhilfe

Über die Wissensvermittlung im Seminarrahmen hinaus, wollte die Stadtverwaltung ihren Mitarbeitern eine Transferunterstützung geben. Dabei stand die Frage im Mittelpunkt: "Wie kann ich nach dem Seminar bestimmte inhaltliche Aspekte praxisnah nachvollziehen?" Die Verantwortlichen hatten hier von Anfang an den Bereich e-Training im Auge, wollten aber auf den Einsatz von Präsenztrainings auf keinen Fall verzichten. Die UIT, die Ende 2001 die Entwicklung einer eigenen Teachware für Office-Produkte (UnIT-Teachware) erfolgreich abgeschlossen hatte, konnte durch die Implementierung dieser in den Seminarkontext - word, excel, powerpoint und outlook lagen jeweils in einer Text- und Soundversion vor - die Optimierung des Vermittlungsprozesses durch effektive Nachbereitung anbieten. Die UnIT-Lerneinheiten sind modular aufgebaut und beschreiben das gesamte Leistungsspektrum der Standardsoftware. Der Lernende wählt dabei genau die Module aus, die er für seine Aufgaben benötigt. Das bereits Erlernte kann parallel dazu in der jeweiligen Office-Anwendung ausprobiert werden. Ein entscheidender Vorteil liegt darin, dass jeder Mitarbeiter individuell die Funktionen wiederholen kann, die ihm nach dem Seminarbesuch - wenn es dann zurück in die Arbeitspraxis geht - noch nicht hundertprozentig klar sind - und dies in seinem persönlichen Lerntempo.

Nachdem die Stadtverwaltung die Einbeziehung der e-Training-Elemente vereinbart hatte, wurde die Einführung der UnIT-Teachware zum Teilprojekt: Parallel zur Durchführung der ersten Präsenzseminare übernahm eine speziell eingesetzte Projektgruppe die Planung und Koordination der UnIT-Installation und die Qualifizierung der IT-Verantwortlichen aller beteiligten Ämter, um diese in die Lage zu versetzen, die Teachware anwendergerecht bereit zustellen und zukünftig bei eventuellen Rückfragen fachlich präpariert zu sein. Da die DV-Verantwortlichen hinsichtlich der Seminarteilnahme aller Mitarbeiter aus ihren Ämtern zustimmungsberechtigt sind, werden sie automatisch darüber informiert, an welchen Arbeitsplatzrechnern und bis zu welchem Termin die Teachware installiert werden muss.

Projektgruppe UnIT

Stadt Leipzig:

Ronny Kanis, Angelika Morjan, Jörg Pilz, Carmen Rötting, Martina Schmuntzsch (Projektleiterin), Michael Vogel

Unilog Integrata Training:

Frank Binder, Carsten Heyer (Projektleiter), Andreas Maurer

Am Ende der Präsenztrainings erhalten die Teilnehmer neben einer kurzen Einführung in die Teachware symbolisch einen Kopfhörer für die Interaktion mit UnIT via installiertem Soundsystem. Die Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit, zuvor wenig relevante Fragestellungen, die oftmals erst in der Arbeitspraxis dringlich werden, selbständig am eigenen PC zu behandeln, um danach die erlernten Kenntnisse der neuen Software umfassend und praxisorientiert in die eigene Arbeit mit einzubeziehen.

hi. v.li.: Martina Schmuntzsch, Personalamt der Stadt Leipzig, Carsten Heyer, UIT,

vo. v.li.: Karla Rohrberg, Melitta Hetze, Projektadministration (beide UIT)

Seminarkatalog

Personalentwicklung und UIT entwickelten zu Projektbeginn einen detaillierten Seminarkatalog mit allen relevanten Informationen zu Zielgruppen, Seminarzielen, Schwerpunkten, Terminen und Seminardauer. Das Layout wurde - durch Farbgebung und fortlaufendes Platzieren des Stadtwappens - ganz bewusst an die Stadtverwaltung angelehnt, was einen gewissen Wiedererkennungswert erzeugt. Dieser soll die Identifikation jedes einzelnen Mitarbeiter mit der Stadtverwaltung und somit auch mit dem laufenden Umstellungs- und Qualifizierungsprojekt fördern. Zunächst wurde der Katalog als Printmedium über die DV-Koordinatoren der Ämter gestreut, seit Januar 2003 wird dieser zudem über LotusNotes abgebildet und steht allen Mitarbeitern auch in elektronischer Form zur Verfügung. Diese können sich - nachdem sie sich ein passendes Seminar ausgesucht haben - ein Anmeldeformular ausdrucken und an die Vorgesetzten und DV-Koordinatoren der Ämter weiterleiten. Sobald zehn genehmigte Anmeldungen vorliegen, werden durch ein für die Stadtverwaltung speziell entwickeltes Verwaltungstool automatisch die Anmeldebestätigungen generiert und der angegebene Seminartermin definitiv fixiert.

Verwaltungstool

Dieses Tool ist ein dynamisches Verwaltungssystem, aus dem neben Anmelde-, und Teilnahmebestätigungen auch jede Form von Statistiken generiert werden kann. Anfragen von Seiten der Stadtverwaltung werden jederzeit flexibel und kurzfristig bearbeitet und den Vorgaben entsprechend ausgewertet.

Fazit

Seit Januar 2002 sind mehr als 2.000 Mitarbeiter im Rahmen von Seminaren mit MS Office vertraut gemacht worden. Die UIT hat - angefangen bei der inhaltlichen und logistischen Seminarorganisation über die Durchführung bis hin zur Auswertung - alle Phasen der Qualifizierung begleitet und in enger Kooperation mit der Stadtverwaltung realisiert. "Ich habe durchweg positive Rückmeldungen erhalten, und in den Abteilungen, in denen ich mir bis jetzt einen genauen Überblick verschaffen konnte, kommen alle Kollegen ohne Probleme mit der neuen Software zurecht", schätzt Martina Schmuntzsch den bisherigen Projektverlauf ein und fügt hinzu: "Die Nachbereitung durch die UnIT-Teachware hat sich als sehr effektiv erwiesen, wir haben dadurch viel Zeit gespart und konnten einige Seminare im Umfang sinnvoll verkürzen!"

Carsten Heyer, Leiter der Leipziger UIT-Geschäftsstelle, unterstreicht dies: "Durch eine gut funktionierende Kommunikation beider Seiten konnten wir die Qualität der Seminare stetig verbessern und an die Bedürfnisse der Stadtverwaltung anpassen. Die e-Training-Komponente hat dafür gesorgt, dass die UnIT-unterstützten Mitarbeiter ihr erlerntes Wissen direkt am Arbeitsplatz testen und im Bedarfsfall abrunden konnten."

Eckdaten Roll-out

• Präsenzseminare ab Beginn 2002
• Erste UnIT-Teachware-Präsentation: März 2002 - danach Testphase in zwei Ämtern
• Umfassende UnIT-Unterstützung seit August 2002
• Qualifizierung 2002:
  1.984 Teilnehmer
  Davon UnIT-unterstützt:
  810
• Qualifizierung 2003:
  1.460 Teilnehmer (angemeldet)
  Davon UnIT-unterstützt:
  1.000 (geschätzt)

Autor:

Roland Heidelberg

Integrata AG

roland.heidelberg@integrata.de