Qualifizierung zum Selbermixen

Die E.ON Energie AG, die im Juni 2000 aus der Fusion von Bayernwerk und PreussenElektra hervorgegangen ist, ist das größte private Energiedienstleistungsunternehmen Europas und weist Beteiligungen in Skandinavien, Russland, den baltischen Staaten, Polen, Tschechien, Österreich, Ungarn, Italien, der Schweiz und den Niederlanden auf.

Europaweit versorgt der Energie-Konzern über Tochter- und Beteiligungsgesellschaften rund 25 Millionen Kunden mit Strom, Gas und Wasser. Um die Nähe zum Verbraucher zu wahren wird bewusst auf eine dezentrale Organisation gesetzt. So sind dem Unternehmen eine Vielzahl regionaler und kommunaler Energieversorgungsunternehmen sowie Stadtwerke angeschlossen. Die E.ON Energie AG beschäftigt in Deutschland insgesamt knapp 35.000 Mitarbeiter.

Kraftwerk Heyden

Die Steuerung aller personalwirtschaftlichen Prozesse war anfangs mit einigen Schwierigkeiten verbunden, da innerhalb des neu entstandenen Konzerns verschiedene Verwaltungs- und Abrechnungssysteme etabliert waren. Eine der vordringlichen Aufgaben, die im Rahmen der Fusion bewältigt werden musste, war daher die Auswahl und Implementierung eines einheitlichen Personalverwaltungssystems zur Ablösung der verschiedenen Ursprungssysteme, zumal sehr schnell deutlich wurde, dass die aus den kontinuierlichen Strukturveränderungen resultierende Personalfluktuation innerhalb der verschiedenen E.ON Energie-Gesellschaften nur mit einem einheitlichen Human Resource Managementsystem sinnvoll unterstützt werden konnte. Die Entscheidung fiel für SAP R/3 HR. Mit diesem System wurden darüber hinaus noch weitere Ziele angestrebt: Die systemische Abbildung eines zuvor vereinbarten einheitlichen Tarifvertrags, die Unterstützung der Euro-Einführung sowie die Darstellung der Konzernumstrukturierungen.

Ein System für alle

Im August 2000 begann das Projektteam mit den Planungen für ein Einführungsprojekt im Süden und ein Migrationsprojekt im Norden - an den Standorten der ehemaligen PreussenElektra kam bereits SAP R/2 zum Einsatz. Die Zielsetzung sah vor, die Migration auf R/3 an den nördlichen Standorten bis Ende 2001 zu realisieren und im Anschluss daran mit der Einführung von R/3 im Süden zu beginnen. Der Produktivstart für die südlichen Standorte war der 01.01.2002. Mit der Projektleitung wurden auf Seite der E.ON Energie Hans-Ulrich Fink, Leiter Human Resources IT-Steuerung und Human Resources Controlling und Jens-Peter Bardt, Leiter Anwendungen Personalabrechnung & Personalmanagement, is: energy, dem IT-Dienstleister der E.ON Energie, betraut.

Im Rahmen des Gesamtprojekts galt es natürlich auch, die User mit der neuen Software vertraut zu machen. Die ersten Vorüberlegungen für die Mitarbeitertrainings im Süden begannen im Februar 2001. Zu diesem Zeitpunkt starteten die Weiterbildungsabteilungen von E.ON Energie und is: energy mit der Vorauswahl geeigneter Anbieter, die dieses Projekt von der Unterlagenerstellung bis zur Nachbetreuung der Mitarbeiter nach Produktivstart begleiten sollten. Nach verschiedenen Gesprächen wurde die Unilog Integrata Training (UIT) als Qualifizierungspartner im Mai 2001 ins Boot geholt.

Qualifizierungsprojekt in sieben Schritten

Die Organisation der User-Qualifizierung für die R/3-Einführung an den südlichen Standorten München, Nürnberg, Würzburg und Landshut wurde von den Projektverantwortlichen in folgende Schritte eingeteilt:

• Festlegung der Seminarinhalte gemäß Rollen und Zielgruppen
• Entwicklung eines Schulungskatalogs mit allen erarbeiteten Seminare
• Entwicklung eines Qualifizierungssplans für alle betroffenen Mitarbeiter
• Erstellung der Seminarunterlagen
• Durchführung der Seminare
• Auswertung der Ergebnisse und Seminarbeurteilungen
• Bedarfsorientierte Unterstützung beim Produktivstart durch Hotline

Die UIT konnte hierbei aufgrund der langjährigen Erfahrung in einer Vielzahl vergleichbarer SAP-Qualifizierungsprojekte eine professionelle Projektorganisation und -durchführung garantieren. Konkret bedeutete dies Unterstützungsleistungen bei der Detailplanung der Seminarinhalte und -dauer, Unterlagenerstellung, Trainingsdurchführung und Hotlineeinrichtung für die HR-Komponenten Administration/ Abrechnung, Zeitwirtschaft/Zeiterfassung, Reisekosten, Abrechnung Rentner und Versorgungskassenlösung an den genannten Standorten.

Workshops zur Seminarkonzeption

Für die verschiedenen HR-Komponenten wurden insgesamt elf Fachteams, bestehend aus je einem Mitarbeiter der beiden Projektleiter und 2-3 Bereichsspezialisten von E.ON Energie installiert. In einem gemeinsamen Kick-Off-Workshop am 26. Juni 2001, an dem die Mitglieder der Fachteams, die Projektleitung und die Trainer der UIT beteiligt waren, wurde die generelle Vorgehensweise für das Trainingsprojekt vereinbart. Die Detailplanung erfolgte daraufhin in Fachteamworkshops unter Berücksichtigung kundenspezifischer Zielsetzungen und den Vorkenntnissen der späteren R/3-User in Begleitung der UIT-Experten. In diesen Workshops wurden die Inhalte und genauen Ablaufpläne der anstehenden Seminare definiert. Zudem wurden Übungen konzipiert und der Unterlagenaufbau festgelegt.

Mix aus Standard- und kundenspezifischen Seminarbausteinen

Bei der Seminarkonzeption wurden den Anforderungen aus den Fachteamsitzungen entsprechend die jeweiligen Unterlagen kundenspezifisch entwickelt.

Regelmäßige Meetings der Fachteams

Alle Fachteams trafen sich im Abstand von zwei Wochen in regelmäßigen Meetings zum gegenseitigen Erfahrungs- und Informationsaustausch. Alle 4-6 Wochen wurde dieser Kreis durch Entscheider der beteiligten E.ON Energie-Gesellschaften erweitert. Dies war aus Sicht der Projektleitung ein wesentlicher Erfolgsfaktor: "Dass wir alle betroffenen Bereiche mit ins Boot geholt haben, indem wir sie in die Arbeitsprozesse einbezogen haben, muss als wichtiger Schritt für das positive Ergebnis des Projekts angesehen werden", bewertet Hans-Ulrich Fink die regelmäßige Kommunikation mit allen betroffenen Personalverantwortlichen.

Kraftwerk Zolling

Kraftwerk Zolling Unterlagenerstellung

Nach Abschluss der themenspezifischen Seminarorganisation und der Veröffentlichung eines entsprechenden Seminarkatalogs wurde mit der Erstellung der benötigten Unterlagen begonnen. Da die ersten Seminare bereits im August 2001 erfolgen sollten, war der Zeitplan bei der Unterlagenerstellung sehr straff. Dieser konnte nur durch eine konsequente Einhaltung der Meilensteine auf Seiten von E.ON Energie und UIT erfüllt werden. Dabei haben die UIT-Trainer für neun unterschiedliche Seminare Unterlagen erstellt bzw. bereits vorhandene Unterlagen modifiziert und an den festgelegten Seminarablauf angepasst:

• Grundlagen für Endanwender
• Führungskräfte
• Administration/Abrechnung 1
• Administration/Abrechnung 2
• Spezialfälle der Abrechnung
• Zeitwirtschaft
• Reisekosten
• Versorgungskassenlösung
• Abrechnung Rentner

Ein von der UIT eingesetzter Dokumentator überarbeitete die von den UIT-Trainern erstellten Unterlagen und darüber hinaus die von E.ON Energie entwickelten Broschüren zu den Themen Berichtswesen und Bewerberverwaltung. Der Fokus lag auf einem einheitlichen Layout aller eingesetzten Unterlagen.

Qualifizierung von 800 Endusern

Im Zeitraum von August bis Dezember 2001 wurden an den vier E.ON Energie -Standorten rund 800 Mitarbeiter im Rahmen der zuvor entwickelten Seminare mit der neuen Software bzw. den jeweils relevanten HR-Komponenten vertraut gemacht. Die UIT-Trainer führten dabei über 45 Seminare durch, die über 100 Personentage in Anspruch nahmen. Bei der Mehrzahl der Seminare wurden dem UIT-Trainer Key User zur Seite gestellt, um kundenspezifische Fragen der Seminarteilnehmer beantworten zu können.

Hochspannungsanlage

Hotline zur Anlaufunterstützung

Trotz der intensiven Wissensvermittlung im Rahmen der Seminare war davon auszugehen, dass nach dem Produktivstart am 01.01.2002 etliche Fragen von Seiten der User zum neuen System aufkommen würden. Die Projektleitung wollte diesen Fragen durch eine umfassende organisatorische Maßnahme begegnen, die dann in Form einer Hotline geschaffen wurde. Diese wurde mit Mitarbeitern der E.ON Energie und UIT-Trainern besetzt, die durch die gemeinsame Projektarbeit mit den speziellen Unternehmens- und Systemanforderungen bestens vertraut waren. Ab Januar 2002 gaben drei UIT-Trainer in München und Nürnberg telefonische Hilfestellung bei Schwierigkeiten mit dem neuen System. In Würzburg und Landshut wurden bei Bedarf UIT-Trainer tageweise eingesetzt. Diese Maßnahme, die zunächst für Januar bis März vorgesehen war, wurde aufgrund der äußerst positiven Resonanz zeitlich verlängert. "Obwohl die Mitarbeiter eine umfassende Qualifikation durchlaufen haben, war es beruhigend, im Bedarfsfall auf die Unterstützung durch Spezialisten zugreifen zu können, bis sich eine gewisse Routine im Umgang mit dem neuen System eingestellt hat", "erklärt Jens-Peter Bardt. Bis zum heutigen Tag ist ein Trainer der UIT in der Hotline im Einsatz.

Fazit und Ausblick

Auch wenn das Projekt sehr straff und komplex geplant war, ist der Termin für den Produktivstart pünktlich eingehalten worden. Alle Mitarbeiter waren durch Seminarteilnahmen gründlich auf die neuen Aufgaben vorbereitet.

Das Feedback aller Beteiligten - der E.ON Energie, der is: energy und der UIT - war über den gesamten Projektverlauf hinweg sehr positiv, da auch in schwierigen Situationen die Zusammenarbeit und Kommunikation sehr vertrauensvoll und offen war. "Es hat keine strikte Konzentration auf den eigenen Bereich stattgefunden, sondern alle Beteiligten haben übergreifend zusammengearbeitet", resümiert Hans-Ulrich Fink. Für die Zukunft ist, neben der Einführung weiterer HR-Komponenten, die Einbindung weiterer Regionalversorger sowie in den Konzern neu zu integrierender Energiedienstleister anvisiert. Aufgrund der guten Zusammenarbeit in diesem Projekt möglicherweise auch wieder gemeinsam mit der UIT.

Autor:

Roland Heidelberg

Integrata AG

roland.heidelberg@integrata.de