Sachs fährt mit SUSI R/3

Mit 48 Standorten in 18 Ländern und weltweit mehr als 18.000 Mitarbeitern zählt ZF Sachs zu den global operierenden Entwicklungs- und Systempartnern der Fahrzeugindustrie. Für den großen deutschen Automobilzulieferer und Spezialisten für Kupplungssysteme, Drehmomentwandler, Antriebsstrang- Automatisierung, Elektrische Antriebe, Standard- und Variable Dämpfung sowie Fahrwerksmodule ist 2002 das SAP R/3-Jahr. An den Forschungs- und Produktionsstätten Schweinfurt, Bielefeld, Ahrweiler und Eitorf werden alle Logistik- und Accountingmodule sowie BW in zwei Phasen eingeführt. Davon betroffen sind in beiden Phasen zusammen mehr als 3.500 Anwender.

Firmenlogo ZF Sachs

Zur Organisation und Durchführung der (zunächst) ersten Phase wurde im Februar 2001 das interne Projekt SUSI (SAP Unterstützt Sachs Innovation) etabliert.

Das Projekt ist in neun Teilprojekte mit zehn Querschnittfunktionen aufgegliedert (vgl. Abbildung unten). In den Teilprojekten werden die modulspezifischen Prozessanalysen durchgeführt und die entsprechenden -designs entworfen. Die Querschnittfunktionen (QS) können als Dienstleister mit speziellen Themenschwerpunkten zur Unterstützung der Arbeit in den Teilprojekten angesehen werden. Die QS 03 z. B. hat die zentrale Aufgabe, die Mitarbeiterqualifizierung in das Migrationsprojekt zu integrieren. Dafür muss der in allen Teilprojekten eruierte Schulungsbedarf in ein entsprechend zu konzipierendes Qualifizierungsprogramm eingebunden werden. Die spätere Durchführung der Qualifizierungen soll parallel zur Implementierung der Software erfolgen. Der Abteilung Personalentwicklung/Weiterbildung (PEW) wurde für die Integration, Organisation und Realisierung aller Schulungsmaßnahmen innerhalb der QS 03 die Verantwortung übertragen.

Qualifizierung als Basis der Motivation

In der Folgezeit wurden in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern aus den Teilprojekten anwendergerechte Seminare entwickelt. Durch eine umfassende, nicht nur prozess-spezifische Qualifizierung im Rahmen aufeinander aufbauender Seminare, sowie regelmäßige Information aller Beteiligten sollte Akzeptanz für das neu eingeführte System geschaffen werden. Dies ist die Voraussetzung für eine optimale Nutzung aller Module. Zur Planungsunterstützung und späteren Durchführung der - wie sich im Projektverlauf herausstellte 70 inhaltlich unterschiedlichen - Seminare an den vier ZF Sachs Standorten wurde die Unilog Integrata Training hinzugezogen, da diese sehr kurzfristig mit ausreichender Trainerkapazität in das Projekt einsteigen konnte und zudem die Motivation für eine neue Software als elementaren Bestandteil ihrer Qualifizierungsstrategie begreift.

Qualitätscheck

Zu Projektbeginn erhielten Führungskräfte und Betriebsräte eigene Übersichtsseminare zum funktionalen Umfang des SAP R/3-Systems. Dieses vorgeschaltete Projekt hatte neben seinem inhaltlich-informativen Nutzen auch die Funktion eines Qualitätschecks bei dem sich die Sachs-Verantwortlichen von der Trainingskompetenz der Unilog Integrata Training überzeugen konnten.

Handbuch für das Qualifizierungsprojekt

Die QS 03-Projektleiter Jens Wunderwald (PEW, ZF-Sachs) und Ralph Kugelmann (Unilog Integrata Training) entwickelten in der Folgezeit ein Projekthandbuch mit den maßgeblichen Projektvorgaben für alle Mitarbeiter in den Teilprojekten und Querschnittfunktionen:

• Funktionsaufteilung
• Verantwortungsbereiche
• Layout- und Formatvorlagen bzgl. Seminarunterlagen, Seminarbeschreibungen, Folien, Checklisten etc.
• Dateivorgaben und -anforderungen
• Adressierung teilprojekt- bzw. modulspezifischer Fragen
• Ansprechpartner bei Problemen
• Kommunikationsliste

Durch den Einsatz des Projekthandbuchs wurde über den gesamten Projektverlauf hinweg ein einheitlicher Qualitätsstandard etabliert, von dem letztlich nicht nur die Projektmitarbeiter, sondern auch die User profitieren, da z. B. eine einheitliche Systematik sämtlicher relevanter Medien garantiert ist.

Schrittweise Qualifizierung des R/3 User

Die Konzeption der Enduser-Qualifizierung sah mehrere Schritte vor: PC Grundlagen-Seminar (falls erforderlich) -> R/3 Grundlagen Seminar -> R/3 Fachseminare

• Das PC Grundlagen-Seminar ist eine Sachs-interne Einführung für diejenigen Mitarbeiter, die nicht über die für den problemlosen Umgang mit R/3 notwendigen PC-Kenntnisse verfügen.
• Das halbtägige Grundlagen-Seminar der Unilog Integrata Training vermittelt die wesentlichen Prinzipien und die Handhabung des R/3-Systems.
• Die aufgesetzten Fachseminare vermitteln die modulspezifischen Inhalte und gehen auf die speziellen Anforderungen von ZF Sachs ein, die in den Teilprojekten entwickelt und festgelegt wurden. Fachseminare können bedarfs- und zielgruppenabhängig zu Seminarreihen zusammengefasst werden.

Key User - Trainer: Flexible Kooperation

Bevor die Fachseminare konzipiert und durchgeführt werden konnten, wurden zunächst modulspezifisch Key User qualifiziert, deren Wissen über die speziellen Erfordernisse bei ZF Sachs zusammen mit den erworbenen R/3-Kenntnissen später in die Fachseminarplanung und in die Erstellung der entsprechenden Unterlagen für die Enduser einfließen sollte. Hier arbeiteten die insgesamt 13 Trainer der Unilog Integrata Training und die Key User von ZF Sachs sehr eng zusammen und entschieden in Abhängigkeit der jeweils zur Verfügung stehenden Key User-Kapazität oftmals kurzfristig darüber, ob die Enduser-Seminare im Einzelfall von den Key Usern oder Trainern der Unilog Integrata Training vorbereitet und durchführt wurden. Über das gesamte Projekt hinweg blieben die Key User somit flexibel und waren für ihren Arbeitgeber auch für andere Aufgaben einsetzbar.

Frühzeitige Information

Die Abteilung PEW erstellte einen alle Module umfassenden Schulungskatalog und organisierte die gesamte Termin-, Raum- und Referentenplanung sowie die Seminardurchführung und -evaluierung. Alle ZF Sachs-Mitarbeiter konnten sich täglich im Intranet über den Stand des SUSI-Projekts informieren und alles Wissenswerte zu den anstehenden Seminaren in Erfahrung bringen. Das Projekt war zu jeder Zeit transparent und die betroffenen Enduser hatten schon frühzeitig die Möglichkeit, sich mittels Fragen und Terminvorschlägen in die Seminarorganisation einzubringen.

400 Seminare in 16 Wochen

Im Februar 2002 wurde mit der Qualifizierung der Enduser begonnen, bis Ende Mai hatten die meisten an allen Grundlagen- und Fachseminaren teilgenommen. In diesem Zeitraum wurden über 400 Seminare durchgeführt, davon etwa 2/3 von Referenten der Unilog Integrata Training und 1/3 von den ZF Sachs-Key Usern.

Insgesamt nahmen 1.150 Anwender an den R/3 Grundlagen-Seminaren teil, bei den Fachseminaren kamen 1.323 Mitarbeiter auf 2.447 Teilnahmen. Im Vorfeld druckte und verschickte die Unilog Integrata Training für alle Seminarteilnehmer die benötigten Schulungsunterlagen, die zuvor in den Teilprojekten entwickelt wurden. Um den Qualitätsstandard hinsichtlich Systematik und Layout zu gewährleisten, wurde für die "heiße Phase" eigens eine zentrale Qualitätssicherung eingesetzt. "Trotz der großen Zahl von Seminaren in diesem kurzen Zeitraum verlief alles reibungslos und von den Projektbeteiligten und Endusern haben wir durchweg positive Resonanz erhalten", erinnert sich Jens Wunderwald. Hinsichtlich der Terminvorgabe für den Produktivstart zum 02.07.02 wurde eine Punktlandung hingelegt, denn im Juni 2002 wurde die Durchführung der letzten Seminare erfolgreich abgeschlossen.

Pocket-Handout für Produktion

Der bisherige Projektverlauf hatte neben den dokumentierten Qualitätsstandards und der Intranet-Transparenz noch weitere Besonderheiten: "Es gibt viele Kleinigkeiten, die das Projekt ausmachen, wie das Pocket-Handout für die Mitarbeiter in der Produktion", führt Ralph Kugelmann exemplarisch an.

Das Pocket-Handout, in dem die wichtigsten Neuerungen und Handlungsanleitungen in Kurzform zusammengefasst sind, ist auf quasi "Blaumanngröße" reduziert, da sich Unterlagen im gewöhnlichen DIN A4-Format außerhalb des Bürogebrauchs als sehr unpraktisch erweisen. Hier wurde auf besondere Anforderungen mit einer einfachen und unkomplizierten Lösung reagiert.

Vorläufiges Fazit

Die erste Phase ist seit dem Produktivstart im Juli 2002 abgeschlossen. An den Standorten Eitorf und Ahrweiler sind alle Module erfolgreich eingeführt. In Schweinfurt und Bielefeld wurde die Logistik (MM, SD, PP) von den anderen Modulen abgekoppelt und wird nun in der zweiten Phase eingeführt. Aufgrund der bisherigen optimalen Zusammenarbeit und der erfolgreichen Qualifizierung von über 1.500 Anwendern wird auch diese Maßnahme weiterhin mit der Unterstützung der Unilog Integrata Training durchgeführt.

Autor:

Roland Heidelberg

Integrata AG

roland.heidelberg@integrata.de