Erfolgsfaktoren bei der Six Sigma-Einführung

Projekt bei Miele: Premium-Produkte und Premium-Prozesse

Auf dem Weg zur Erhaltung oder Verbesserung ihrer Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftschancen in den jeweiligen Märkten müssen Unternehmen Methoden und Prozesse permanent auf den Prüfstand stellen. Dabei kann je nach Perspektive eine bereichsweise oder eine unternehmensweite Reorganisation notwendig werden.

Die Entscheidung für neue Wege, moderne Methoden, Maßnahmen und Tools ist jedoch nur die eine Seite. Denn demgegenüber steht nicht selten ein Akzeptanzproblem bei den betroffenen Mitarbeitern. Aussagen wie „Auch das geht vorbei“ oder „Schau’n wir mal, was als nächstes kommt“ zeugen von einer Haltung, die Unternehmen zum Handeln zwingen, um den Erfolg eines solchen Projektes nicht zu gefährden.
Insbesondere bei einer so komplexen Methode wie Six Sigma sind die Hemmschwellen in Unternehmen und bei den einzelnen Mitarbeitern zur kontinuierlichen Anwendung besonders hoch. Damit ist die Gefahr gegeben, direkt nach den Qualifizierungen in „alte“ Vorgehensweisen zurückzufallen. Ist dies vom Management des Unternehmens gewollt? Sicherlich nicht! Weshalb kommt es aber häufig vor, dass die so hoch angepriesenen Methoden im Unternehmen nicht einschlagen, sondern vor sich „dahin dümpeln“ und Geld kosten anstatt einsparen? Welche Erfolgsfaktoren müssen zielgerichtet umgesetzt werden, damit aus einem Ansatz ein unternehmensweites Erfolgskonzept wird?

Erfolg und Scheitern liegen nahe beieinander

Six Sigma beschreibt zugleich ein statistisches Qualitätsziel und eine Qualitätsmanagement-Methodik. Im Mittelpunkt stehen die Beschreibung, Messung, Analyse, Verbesserung und Überwachung von Produktions- und allen Geschäftsvorgängen sowie die Quantifizierung mittels statistischer Methoden. Dabei orientieren sich die Ziele an finanzwirtschaftlich wichtigen Kenngrößen des Unternehmens und an Kundenbedürfnissen. Nachdem Motorola und General Electric Six Sigma Ende der 80-iger Jahre als eine sehr erfolgreiche Verbesserungsmethode und Unternehmensphilosophie vorgestellt hatten, wurde es schon bald von europäischen Großunternehmen anerkannt und eingesetzt. Danach folgten viele mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen (Automobilzulieferer, Elektroindustrie, Maschinenbau, Pharmaindustrie …) – teilweise wurde Six Sigma vom Kunden gefordert oder die Methode aus Eigeninteresse eingeführt.
Der ersten Euphorie folgte Ernüchterung. Denn viele der Unternehmen konnten durch die Königsdisziplin des Qualitätsmanagements, Six Sigma, keine Erfolge erzielen. Andere hingegen dokumentierten eine Steigerung von Effizienz und Effektivität mit eindrucksvollen Zahlen.
Worin liegen die unterschiedlichen Ergebnisse bei der Anwendung der Six Sigma-Methode in Unternehmen begründet?

Grundsätzliches zur Methode

Six Sigma ist ein Methodenpaket zur Lösung von Problemen, deren Ursachen nicht bekannt sind. Ein Teil der Methoden fokussiert auf die Produktion, denn dort ist Six Sigma entwickelt worden. Six Sigma dokumentiert mittels statistischer Methoden genau die Ausgangs- und die Endergebnisse. Somit können die Ergebnisse der Six Sigma Projekte genau quantifiziert werden.

Amortisation der Kosten schon während der Qualifizierung

Die Projekte werden von Six Sigma Green Belts und Six Sigma Black Belts durchgeführt und geleitet. Green Belts benötigen i.d.R. eine Qualifizierung von 10 Tagen, Black Belts benötigen 20 Tage, um die Six-Sigma-Methoden in der relevanten Tiefe zu beherrschen. Um zertifizierter Six Sigma Green Belt oder Black Belt zu werden, müssen ein entsprechendes Seminar besucht und eine Prüfung bestanden werden. Zusätzlich müssen die Six Sigma Methoden in einem realen Projekt im Unternehmen korrekt angewendet werden. Damit amortisieren sich die Kosten bereits direkt im Anschluss an die Qualifizierung und Zertifizierung. Six Sigma Green Belt Projekte sollten eine Einsparung von mindestens 30 000 EUR generieren. Bei Six Sigma Black Belt Projekten geht man vom doppelten Einsparungspotential aus. Diese Amortisation wird bereits durch die Ergebnisse des Pilotprojektes sichtbar.

Erfolgsfaktoren bei der Six Sigma Einführung

Erfolgsfaktor Nr. 1: Wählen Sie die richtigen Six Sigma Projektleiter aus!
Die Methode ist anspruchsvoll. Daher müssen die besten Projektleiter gewonnen werden. Werden Projektleiter „der zweiten Riege“ ausgewählt, weil die erste Garde in der Linie schnell Karriere machen möchte oder mit anderen Aufgaben betraut ist, sind dies schwierige Vorraussetzungen für einen Six Sigma Erfolg.
Ein namhaftes Unternehmen aus der Automobilindustrie unterstützte die Six Sigma-Initiative durch konkrete Vorgaben an die Personalentwicklung. Um den Karrieresprung über den Gruppenleiter hinaus zu schaffen ist ein Six Sigma Green Belt dort unabdingbare Voraussetzung. Damit werden zwei Ziele erreicht: Mittelfristig werden alle Führungskräfte die Six Sigma Methode und deren Potentiale kennen und gleichzeitig fokussiert die Unternehmensleitung den Blick der High Potentials auf Six Sigma.

Erfolgsfaktor Nr. 2: Seien Sie bei der Auswahl Referenten und dem Design der Seminare anspruchsvoll!
Die Schulung muss qualitativ hochwertig sein und inhaltlich fundiert die Methoden vermitteln. Dabei ist es wichtig, dass die Trainer didaktisch ausgebildet sind und Erfahrung in der entsprechenden Branche sowie in dem relevanten Unternehmensbereich mitbringen. In einer Bank sehen Six-Sigma-Projekte anders aus als im Maschinenbau oder in der Pharma-Industrie. Ein Six Sigma Projekt in der Produktion ist etwas anders gelagert als eines in der IT oder als ein Projekt zur Optimierung administrativer Prozesse. Wenn die Trainer sowohl über Branchenerfahrungen als auch über eine den Teilnehmern angemessene Ausbildung z.B. als Maschinenbauingenieur verfügen, erleichtert dies die Präzision der Trainings, den erarbeiteten Beitrag zur Lösung der Probleme und damit die Motivation der Teilnehmer. Ideal sind Trainer und Berater mit Erfahrung in mehreren Branchen und Unternehmensbereichen, weil dies in Projekten den größten Erkenntnisgewinn bringt.
Ein Trainer sollte bereits umfassende Coachingerfahrung haben und Six Sigma Projekte bereits eigenständig durchgeführt haben. Es ist kontraproduktiv, wenn ein „frischer“ Green Belt neue Green Belts ausbildet.

Erfolgsfaktor Nr. 3: Packen Sie geeignete Probleme als Six-Sigma-Pilot-Projekt an!
Nicht jedes Projekt ist für die Six Sigma-Methodik geeignet. Häufig gehen die Teilnehmer euphorisch ans Werk und möchten das ganze Unternehmen förmlich umkrempeln. Es kommt auch vor, dass das Pilotprojekt von den Teilnehmern als unabwendbares und erzwungenes Übel empfunden wird. Deshalb werden oftmals Projekte ausgewählt, die in Eignung, Komplexität, Umfang, Inhalt und Potential nicht zu Six Sigma passen. Das führt dann zu Frustration während der Projektarbeit und Ergebnissen, die nicht umgesetzt werden.
Wir empfehlen unseren Kunden zu Beginn einer Six Sigma-Initiative einen Projektauswahlworkshop oder – noch besser – eine Analyse der vorhandenen Verbesserungspotentiale im Unternehmen. Dabei wird erarbeitet, welche dieser Verbesserungspotentiale wann mit Six Sigma angegangen werden können, um Erfolge zu generieren. Danach werden diese Projekte priorisiert und die Six Sigma Teams können sich jeweils Projekte auswählen. Damit ist eine Projektsystematik gewährleistet, Überschneidungen sind ausgeschlossen und Projekte mit hohem Potential und schnellen Ergebnissen werden frühzeitig angegangen. Umfassende positive Projektergebnisse klar quantifiziert führen zur Motivation der Mitglieder und gleichzeitig zu einer unternehmensinternen Sogwirkung für die neue Methode.

Erfolgsfaktor Nr. 4: Stellen Sie den Six Sigma Projektleitern genügend Ressourcen zur Verfügung!
Wichtig ist, dass den Projektleitern genügend Ressourcen für die Six Sigma Projekte zur Verfügung stehen. Parallel zum Arbeitsalltag können die Projekte nur mit Mühe gestemmt werden. Neben der reinen Arbeitszeit, die einkalkuliert und organisatorisch untermauert werden muss, sind Zeiten für ein Projektcoaching durch einen erfahrenen Six Sigma Experten zu planen. Six Sigma ist hoch komplex und führt in den ersten Projekten die neuen Six Sigma Projektleiter an ihre Grenzen, sie benötigen fachliche Unterstützung, um die in jedem Projekt auftretenden Hürden zu überwinden.

Erfolgsfaktor Nr. 5: Beziehen Sie die Vorgesetzten mit ein!
Damit eine Six Sigma Initiative erfolgreich werden kann, müssen alle Vorgesetzten über die Methodik informiert sein, damit sie mit einem gewissen Sachverstand den Projektrahmen gestalten und die Projekte unterstützen können. Wir empfehlen eine 0,5 – 2-tägige Schulung für die Vorgesetzten, bei der die Methoden und Potentiale, die Erfolgsfaktoren und deren Gestaltung sowie detailliert der Beitrag der Vorgesetzten zum Erfolg der Six Sigma Initiative vermittelt werden. In der Six Sigma Sprache sind dies Champions-Trainings.

Erfolgsfaktor Nr. 6: Entscheiden Sie sich für Top down, bauen Sie eine Six-Sigma-Organisation auf!
Six Sigma wird häufig „Bottom up“ eingeführt. Dies bedeutet, dass eine Abteilung mit Six Sigma startet und eventuell darüber hinaus auch andere Abteilungen vereinzelt Projekte mit der Six Sigma Methodik angehen. Die einzelnen Projekte können durchaus erfolgreich sein. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass auf diese Weise das in der Six Sigma Methode vorhandene Potential nur zum Teil umgesetzt wird und mittelfristig die Methode in Vergessenheit gerät.
Bei einem „Top down“-Ansatz werden die Projekte konsequent ausgewählt und die realisierten Projektergebnisse vor einem hochrangigen Gremium vorgestellt. In Verbindung mit einem rollierenden Prozess, durch den nach Projektabschluss direkt über Folgeprojekte gesprochen wird, wird die Methode in Wellen ins Unternehmen getragen und alle Verbesserungspotentiale werden nach und nach angegangen. Somit entsteht durch Six Sigma ein Unternehmen, das nicht durch Fehler gehemmt wird.

Erfolgsfaktor Nr. 7: Tue Gutes und rede darüber! Installieren Sie ein Six Sigma Marketing!
Ein kontinuierliches unternehmensinternes Methoden-Marketing unterstützt den Six Sigma Prozess ganz wesentlich. Flyer in der Kantine, Poster im Fahrstuhl, regelmäßige Infos über erfolgreiche Six Sigma-Projekte mit einer Darstellung der Bedeutung für das Unternehmen motivieren alle Mitarbeiter, konstruktiv in Projekten mitzuarbeiten und neue Projekte anzugehen.

Erfolgsfaktor Nr. 8: Sorgen Sie für nachhaltiges Controlling und für Incentives!
Ermitteln Sie den konkreten monetären Erfolg, der durch die Six Sigma Projekte erzielt wurde und lassen sie diesen kontinuierlich reporten. Gewähren Sie den Teams ein Incentive, z.B. von 10% der im ersten Jahr nach Umsetzung der Projektergebnisse erzielten Einsparungen. Dieses Incentive kann beispielsweise für ein Abendessen oder für ein Teamwochenende verwendet werden. Auch eine Aufteilung in einen Auszahlungsbetrag und in einen zweckgebundenen Anteil z.B. für das zuvor genannte Teamwochenende ist bei einem umfassenden Projekt denkbar. Geschickt ausgewählte und auf Motivation ausgerichtete Incentives fördern nachhaltig die Bereitschaft der Mitarbeiter für das Unternehmen zu arbeiten und sich engagiert einzubringen. Auf der Team-Ebene wird Begeisterung geschaffen, gemeinsam neue Six Sigma Projekte anzugehen. Dies strahlt auf alle Mitarbeiter aus. Die Incentives müssen so gewählt sein, dass sie für die Teams spürbar sind und in das Change Management und in das Methoden-Marketing, z.B. durch einen Bericht über das Teamwochenende, einfließen können.

Packen wir's an

Die zuvor beschriebenen acht Erfolgsfaktoren garantieren in der Regel die erfolgreiche Implementierung von Six Sigma als strategische Methode im Unternehmen. Six Sigma lässt sich nicht „über Nacht“ einführen, denn die Methode verlangt eine Verhaltensänderung vieler Mitarbeiter und ein sicheres Methoden-Know-how bei den Teams. Dann aber führt Six Sigma das Unternehmen zum nachhaltigen Erfolg, denn unternehmensweit ist der Kunde in den Fokus gerückt, während gleichzeitig der Blick auf Qualität und auf die Vermeidung von Verschwendung gelenkt wird. Dies ist ein enormer Faktor bei Unternehmen, die nach langjährigem Erfolg nun ihre historisch gewachsenen und liebgewonnenen Prozesse auf den Prüfstand stellen möchten oder müssen, um in einer geänderten, dynamischen Umwelt auch weiterhin erfolgreich zu sein. Ebenso wichtig ist dies bei jüngeren Unternehmen, die nach einer starken Wachstumsphase ihre Prozesse optimiert für einige Jahre fixieren wollen.

Einführung von Six Sigma bei Miele – Die Erfolgsfaktoren auf einen Blick

Spezieller Projekttitel „Sechs Sigma“: Damit wurde verdeutlicht, dass es sich nicht gänzlich um die reine Six Sigma-Lehre handelt, sondern um ein Miele-spezifisches Six Sigma-Methodenpaket.

Besonders gründliche Auswahl der Trainer: Es wurde Wert auf den Erfahrungshintergrund, die bereits erzielten Resultate in Six Sigma-Projekten und die passgenaue Persönlichkeit der Trainer zur Teilnehmergruppe gelegt. Ausgewählt wurde Frau Susanne Krüger, die alle Trainings und das Coaching durchführte.

Unternehmensorientierter Aufbau der Qualifizierung

Änderung der Seminarkonzeption auf 3 x 3 Tage (üblich 2 x 5)
Inhaltliche Änderung der Seminare, Verstärkung der Seminarbestandteile Statistik und Kennzahlengenerierung, um die tatsächlichen Fehlerursachen ermitteln zu können.
Direkte Bewertung der einzelnen Seminarblöcke und ggfs. Optimierung
Anpassung der Seminarunterlagen

Workshop zur Auswahl von Projekten

Projektleitung durch jeweils 2 Green Belts, um zeitliche Engpässe zu überbrücken.

Intensive Coaching und Bewertungstermine während der Projektphasen durch internen Master Black Belt und interne Trainerin.

Kurzes Refresh-Training um bereits ausgebildete Green Belts wieder zu reaktivieren.

Präsentation aller Projektergebnisse vor der Werksleitung und Sechs Sigma-Experten sowie der Trainerin.

Strukturierte Interviews zur Generierung neuer Projektideen.