Vernetztes Denken und Handeln
Mitarbeitertrainings im Rahmen der Migration von SAP R/2 nach R/3 und der mySAP CRM-Einführung bei SEW-Eurodrive
SEW-EURODRIVE
ist ein international erfolgreiches Familienunternehmen mit rund 9.200 Mitarbeitern und 1.032 Mio. € Umsatz. Als eines der führenden Unternehmen in der Antriebstechnik ist SEW-EURODRIVE ein Motor des Fortschritts und sorgt mit seinen Getriebemotoren und Frequenzumrichtern, Servo-Antriebssystemen, Dezentralen Antriebssystemen und Industriegetrieben täglich dafür, dass die Welt in Bewegung bleibt. Mittlerweile gibt es kaum noch Bereiche auf der Welt, die ohne komplexe Komplettlösungen der Antriebstechnik auskommen. Denn überall, wo Bewegung ist, sind auch Antriebe von SEW-EURODRIVE nicht weit; beispielsweise in Getränkeabfüllanlagen, Hochregallagern, modernen Montagebändern in der Automobilproduktion oder vielen Einsatzbereichen mehr. Getriebe und Motoren von SEW-EURODRIVE haben seit jeher Trends bewirkt und Maßstäbe in der Antriebstechnik gesetzt. Deshalb hat sich das Prädikat "made by SEW" zum Gütesiegel in der Antriebswelt entwickelt.
Das Stammhaus des Familienunternehmens hat seinen Sitz in Bruchsal, Deutschland. Weltweit werden in elf Fertigungswerken in Deutschland, Frankreich, den USA, China, Brasilien und Finnland sämtliche Komponenten vorproduziert. Montiert und auf die konkreten Kundenbedürfnisse hin ausgelegt werden die Endprodukte in 58 über den Erdball verteilten Montagewerken.
Deutsch-französisches SAP Migrationsprojekt
"Stillstand bedeutet Rückschritt, und das können wir uns bei SEW nicht leisten. Um weiter Marktführer zu bleiben, brauchen wir neben guten Produkten eine gute Qualität, einen guten Service, eine gute Organisation und auch ein zeitgemäßes, leistungsfähiges DV-System, mit dem die Informationsverarbeitung und die betrieblichen Prozesse abgebildet und unterstützt werden können." (Vorwort zum Projekt von Rainer Blickle, geschäftsführender Gesellschafter.)
Unter diesem Motto startete SEW-EURODRIVE in Deutschland und Frankreich vor knapp drei Jahren die Ablösung ihrer Großrechnerwelt und in diesem Zusammenhang auch den Umstieg von SAP R/2 nach R/3.
Mit dieser Entscheidung wurde eines der größten IT-Projekte innerhalb der SEW-EURODRIVE ins Leben gerufen.
Der Produktivstart von R/3 wurde auf den 1.1.2003 festgelegt. Dies war für SEW-EURODRIVE die erste große Herausforderung. Alle notwendigen Prozesse mussten bis zu diesem Zeitpunkt im neuen System eingestellt und zum Laufen gebracht werden. Gleichzeitig galt es alle SAP-Nutzer mit dem neuen R/3-System vertraut zu machen, da sich das Handling des R/3-Systems im Vergleich zu R/2 grundlegend verändert hat. Nur so konnte auch nach dem Produktivstart ein weiterhin erfolgreiches Arbeiten gewährleistet werden.
Das Schulungsteam
In die Migration waren rund 1.000 Mitarbeiter (700 in Deutschland, 300 in Frankreich) aus den Bereichen Produktion, Buchhaltung, Einkauf und Kalkulation involviert. Bei der Realisierung der Schulungsmaßnahmen verfolgte SEW-EURODRIVE die Strategie gemischter Qualifizierungsteams, d. h. die Kombination externer und interner Referenten. Für sehr spezifische Prozessschulungen wurden interne Key-User ausgebildet und als Trainer eingesetzt. Breiter angelegte Schulungsthemen hingegen sollten an externe Trainer vergeben werden. Dadurch konnte man zum einen interne Kapazitätsengpässe vermeiden und zum anderen von der routinierten Wissensvermittlung speziell ausgebildeter und langjährig erfahrener Trainer profitieren. Dies war besonders im Hinblick auf die Teilnehmermotivation in dieser Phase des Projektes von großer Wichtigkeit.
Auf der Suche nach einem zu diesem Konzept passenden Qualifizierungspartner mit internationaler Ausrichtung und langjähriger SAP-Projekterfahrung, holte SEW-EURODRIVE die Unilog Integrata Training AG (UIT) und ihr französisches Schwesterunternehmen Unilog IT Training ins Projekt. Die erste Aufgabe bestand in einer einheitlichen Konzeption und Durchführung der R/3-Handhabungsseminare für alle SAP-User in Deutschland und Frankreich als Vorbereitung auf die nachfolgenden Modulschulungen. In einem eintägigen Seminar wurden der sichere Umgang mit den wesentlichen Bedienelementen der R/3-Oberfläche sowie allgemeingültigen Anwendungen, wie z.B. grafischer Anzeige, Vorschlagswerten und Eingabevarianten, vermittelt. Für das Seminar wurde von den Trainern der UIT eine SEW-spezifische Seminarunterlage für Deutschland und Frankreich erstellt. Besonderes Augenmerk wurde auf die länderspezifischen Besonderheiten, wie die unterschiedlichen juristischen Rahmenbedingungen für die Buchhaltungen, gelegt. Die Trainings in Frankreich wurden von Native-Speakern konzipiert und durchgeführt, damit wurde neben der Sprache auch den unterschiedlichen Lernstilen in beiden Ländern Rechnung getragen.
- Start der Angebotsabwicklung in Frankreich
Innerhalb von nur drei Wochen durchliefen rund 1.000 SAP-Nutzer der SEW-EURODRIVE bzw. SEW-USOCOME die Handhabungsseminare der UIT. Zeitweise fanden bis zu vier Veranstaltungen an zwei Standorten in Deutschland (Bruchsal und Graben) sowie am französischen Standort Haguenau parallel statt.
Weiterführende prozessorientierte Seminare zu den einzelnen Modulen wurden im Anschluss, wie geplant, von den SEW-Key-Usern durchgeführt. Bis zum Ende des Qualifizierungsprojekts Anfang Dezember 2002 fanden insgesamt 250 Schulungen mit 3.000 Teilnehmertagen statt. Dem geplanten "Big Bang" zum 1.1.2003 stand nichts mehr im Wege.
Die Projektverantwortlichen zeigten sich mit dem Gesamtverlauf des
Qualifizierungsprojekts äußerst zufrieden. Klaus-Peter Schillo, Personalentwicklung SEW und Leiter des Projekts Mitarbeiterqualifizierung, bringt einen wesentlichen Erfolgsfaktor nochmals auf den Punkt: "Es war entscheidend, dass die Grundlagenseminare sehr breit angelegt waren. Auch Mitarbeiter, die nur wenig mit dem neuen System arbeiten, nahmen an den Schulungen teil und wurden nicht außen vorgelassen. So konnte eine allgemein positive Akzeptanz gegenüber dem neuen System geschaffen werden."
Start der Angebotsabwicklung in Deutschland
Mit der konzeptionellen Ausrichtung gemischter Teams (Wissenstransfer für breite Zielgruppen durch erfahrene Trainer, sehr spezifische Inhalte durch Key-User), schaffte SEW-EURODRIVE den Aufbau von Wissen und Fähigkeiten im eigenen Unternehmen, ganz im Sinne einer lernenden Organisation.
"Wir haben die Chance genutzt" - Neue Vertriebslogistik mit mySAP CRM
Anders als zum Beispiel in den Bereichen Buchhaltung, Einkauf und Kalkulation setzte SEW-EURODRIVE in der Vertriebslogistik nicht auf Migration des R/2-Systems, sondern auf die Einführung von mySAP CRM.
Das 100.000.Angebot wird eingegeben
"Dies war eine strategische Entscheidung, die wir in Bezug auf die Neugestaltung und durchgängige Abbildung des Vertriebsprozesses sowie die Integration in die bereits bestehende SAP-Landschaft getroffen haben.", so Frank Bohnert, Coordination IT Sales (CIS-L) bei SEW-EURODRIVE und Teilprojektleiter Neue Vertriebslogistik Presales. "Im Vorfeld hatten wir mit SAP die möglichen Lösungsalternativen bewertet. Unser vorrangiges Ziel war es, mit der Einführung von mySAP CRM die bisherigen Presales- und Sales-Prozesse zu optimieren und die Möglichkeit zu haben, zu einem späteren Zeitpunkt auch die Aftersales- Prozesse zusätzlich mit einzubinden und auszubauen."
Projektphasen und Qualifizierungsbausteine
Mit dem Vorteil, schrittweise wichtige Erfahrungen sammeln und einen sicheren Umgang mit der neuen Technologie gewährleisten zu können, hat sich SEW-EURODRIVE bei der Einführung von mySAP CRM für eine stufenweise Einführung entschieden. Die verschiedenen Einführungsschritte sollten jeweils durch entsprechende Qualifizierungsbausteine begleitet werden.
Somit sah auch der Qualifizierungsplan für die Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Außendienst, die als erste Zielgruppe identifiziert wurden, mehrstufig aus. Diese Zielgruppe umfasste ca. 400 CRM-Nutzer, die je nach Aufgabengebiet im Laufe des Projektes bis zu vier Tagen im erfolgreichen Umgang mit mySAP CRM geschult werden sollten.
Erster Getriebemotor der SEW, der über die neue logistische Abwicklung montiert und zum Kunden geschickt wurde.
Entsprechend dem Migrationsprojekt wollte SEW-EURODRIVE auch bei der Einführung von mySAP CRM am bewährten Konzept gemischter Trainerteams (interne und externe Trainer) festhalten.
"Im Rahmen der CRM-Qualifizierung waren wir bei der Auswahl der externen Trainer nicht auf der Suche nach reinen IT-Spezialisten oder IT-Beratern, sondern nach Trainern, deren Stärke in der Motivation der Teilnehmer für NEUES und der Vermittlung von Wissen liegt", erinnert sich Klaus-Peter Schillo und fügt hinzu: "Die sehr positiven Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit der UIT und den UIT-Trainern aus dem Migrationsprojekt gab für uns daher den Ausschlag, auch in diesem Projekt weiterhin mit der UIT als Qualifizierungspartner zusammenzuarbeiten."
Gemeinsam begannen die UIT-Trainer und die Key-User der SEW Ende Januar 2003 mit der Planung der Vertriebsqualifizierung und entwickelten in knapp einem Monat die ersten Qualifizierungsbausteine für die Startphase des Projektes:
- mySAP CRM Grundfunktionen und Stammdaten
- Kundenstammanlage in mySAP CRM
- Angebotserfassung und -verwaltung.
Erfassung des ersten SAP CRM-Auftrags
Der Schulungszeitraum der ersten Phase erstreckte sich von Anfang Mai bis Ende Juli 2003. Die Qualifizierung der Vertriebsmitarbeiter erfolgte zeitnah, in Anlehnung an den Rollout des Systems in den einzelnen Vertriebsregionen - "Qualifizierung just in time". Die Teilnehmer erhielten zeitgleich zum Seminar ihre Zugriffsberechtigungen und konnten somit unmittelbar nach ihrer Rückkehr vom Seminar am Arbeitsplatz mit dem neuen CRM System arbeiten und erste Belege erfassen.
Am 05.05.2003 wurde das erste Angebot in mySAP CRM erfasst!
Unmittelbar im Anschluss an die erste Projekt-/Qualifizierungsphase wurde mit der Konzeption und Entwicklung der zweiten Phase begonnen, die im Januar 2004 mit den Themen
- Auftragsinformation
- Aktivitätenmanagement
- Briefkastenabwicklung
- Auftragsbearbeitung
startete.
Rückblick auf die Erfolgsfaktoren der beiden Qualifizierungsprojekte
Im Rahmen der Qualifizierungsprojekte wurden von der SEW-EURODRIVE folgende Punkte als wesentliche Erfolgsfaktoren identifiziert:
Die optimale Zusammenarbeit zwischen dem SEW-Projektteam und der UIT über eine zentrale Ansprechpartnerin (single point of contact) für Deutschland und Frankreich. Sibylle Luz, Vertriebsbeauftragte der Unilog Integrata Training AG Stuttgart, koordinierte gemeinsam mit Klaus-Peter Schillo alle Trainingsmaßnahmen. Der Schulungsplan sah im Migrationsprojekt über den kompletten Schulungszeitraum täglich bis zu vier parallel laufende Veranstaltungen vor. Auch bei der mySAP CRM-Einführung waren die Schulungspläne sehr straff terminiert, was eine komplexe und jederzeit flexible Abstimmung voraussetzte.
Die jeweils enge Verzahnung von Qualifizierungs- und Implementierungsprojekt ermöglichte den SEW-Mitarbeitern einen optimalen Lerntransfer vom Seminar in die Praxis und einen schnellen, routinierten Umgang mit dem neuen System. Nachschulungen waren zu keiner Zeit notwendig.
Bei den Qualifizierungsmaßnahmen waren erfahrene UIT-Trainer im Einsatz, die die SEW-Mitarbeiter auf die neue Technologie positiv einzustimmen wussten. Vor allem im Rahmen des Projektes "Neue Vertriebslogistik" war die Motivation der Seminarteilnehmer von zentraler Bedeutung für den Erfolg und die Akzeptanz des Projektes. Es setzte ein hohes Maß an Motivation voraus, die neuen Abläufe und das Zusammenwirken neuer Prozesse in Bezug auf den Kunden zu verstehen.
Die im Rahmen der Seminarkonzeption entwickelten Unterlagen mit Schritt-für-Schritt-Abbildungen zur detaillierten Prozessbeschreibung sind so aufgebaut, dass sie jederzeit als Nachschlagewerk am Arbeitsplatz benutzt und auch seltene Geschäftsvorfälle eigenständig am System abgewickelt werden können. Die Unterlagen wurden außerdem digitalisiert und ins Intranet der SEW-EURODRIVE (Drive Net) gestellt. Alle Nutzer haben somit jederzeit den Zugriff auf die aktuellen Dokumentationen.
"Unilog - ein Markenzeichen für gute Schulungen"
Klaus-Peter Schillo und Frank Bohnert bewerten die durchgeführten Maßnahmen äußerst positiv: "Im Verlauf der bisherigen Qualifizierungsprojekte hat sich der Name Unilog zu einem Markenzeichen für gute Schulungen entwickelt".
Wie geht es weiter?
Mit der erfolgreichen Migration und der CRM-Einführung hat SEW-EURODRIVE in Deutschland und SEW-USOCOME in Frankreich die Grundlage für einen geplanten europäischen Rollout geschaffen, der noch im Herbst 2004 mit einem Pilotprojekt gestartet werden soll.
Autoren:
Sibylle Luz
Roland Heidelberg
Seminarplaner
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