Erfolg durch "Blended Training"

Das Projekt Saphir

Die RCI Banque Deutschland ging am 3.11. 2003 mit einem R/3 4.6d System live. Diese SAP-Einführung steht im direkten Zusammenhang mit der Harmonisierung und Konsolidierung zentraler Unternehmensprozesse auf internationaler Ebene, die von der französischen Zentrale der RCI Banque gesteuert wird. Die in Frankreich bereits zum Einsatz kommenden Lösungen MM, FI, FI-AA und CO sollen im Rahmen eines europäischen Roll-outs in allen Niederlassungen die bisherigen Standards ersetzen. Bei der RCI Banque Deutschland, als größter europäischen Filiale, sollte mit einem Pilot gestartet werden. Hierzu wurde das Projekt SAPHIR (System - Applications - Products in Data Processing - Harmonizing - Information - Resources) in zwei Phasen aufgesetzt, in dessen Rahmen Systementwicklung, Implementierung und Mitarbeiterqualifizierung durchgeführt werden sollte. Phase 1 ist auf den zentralen Bereich Beschaffung/Einkauf sowie das Controlling ausgerichtet - Phase 2 auf das Rechnungswesen. Das jeweilige Customizing stand fast ausschließlich im Zeichen einer Anpassung an die nationalen gesetzlichen Bestimmungen. Ansonsten bestand die Vorgabe, das in Frankreich abgebildete SAP-System möglichst unverändert zu übernehmen. Aus diesem Grund wurden große Teile des Systems bereits in Frankreich "vor-customized".

Zielsetzung

Mit der Zentralisierung der in den neu einzuführenden Lösungen abgebildeten Bereichen ist folgende allgemeine Zielsetzung verknüpft:

• Reduzierung von Abschlussverzögerungen
• Bevorzugung der Autonomie des Verwaltungs- und Frontofficesystems
• Optimierung der Architektur des Finanzinfosystems
• Störungsfreiheit und Zuverlässigkeit des Finanzinfosystems

Für den in Phase 1 zentralen Bereich Beschaffung/Einkauf ergeben sich folgende Vorteile:

• Integration aller Transaktionen in einen normierten Prozessfluss
• Identifizierung und Abfertigung des Unternehmensbedarfs in größtmöglichen Umfang
• Optimierung der Tätigkeits- und Prozessverfolgung
• Automatisierung der Rechnungsprüfung
• Optimierung der Rechnungsverfolgung und Anweisung

Changemanagement

Nachdem im Rahmen des Gesamtprojekts die technischen und buchhalterischen Konzepte erarbeitet und entsprechende Änderungsprozesse definiert waren, konnte das Teilprojekt Changemanagement aufgesetzt werden. Zentrale Elemente dieses Teilprojekts waren Prozessbegleitung, Kommunikation und Schulung. In der Prozessbegleitung wurde das komplette SAP-System abgebildet und den vorhandenen Prozessen gegenübergestellt, um transparent zu machen, wie diese umgestaltet werden müssen, damit eine sinnvolle SAP-Angliederung realisiert werden konnte. Dies geschah im Rahmen mehrerer internationaler Workshops, d.h. unter Mitwirkung der französischer Entwickler, die für das "Vor-Customizing" verantwortlich waren.

Kommunikation und Projektmarketing

Die Kommunikation richtete sich einerseits an alle Mitarbeiter der RCI Banque Deutschland, indem über die anstehenden Veränderungen in der Systemlandschaft und deren Auswirkungen auf alle Arbeitsabläufe informiert wurde. Der Informationsfluss wurde hier vor allem über das Intranet gesteuert, d.h. die Mitarbeiter hatten Zugriff auf ein eigens eingerichtetes SAPHIR-Portal, das alle wichtigen Informationen zum Projekt und einige Beispiele für das Erscheinungsbild der SAP-Oberfläche beinhaltet. Ergänzend wurden Newsletter zum jeweiligen Stand des Projekts verschickt. Andererseits wurden auch spezielle Informationsveranstaltungen mit den Mitarbeitern der betroffenen Abteilungen durchgeführt, um frühzeitig darüber zu informieren, was sich in den Bereichen Beschaffung/Einkauf und Controlling (Phase 1) sowie Rechnungswesen (Phase 2) konkret ändert.

Coaching für Führungskräfte

Der Part Schulung begann im Februar 2003 mit einem Coaching für Führungskräfte und der Zielsetzung, den teilnehmenden Abteilungsleitern wichtige Verhaltensweisen zu vermitteln, wie sie die anstehenden Veränderungen sinnvoll mitgestalten können - auch vor dem Hintergrund notwendige Überzeugungsarbeit leisten zu können, die bei Prozessumstellungen dieser Größenordnung regelmäßig verlangt wird. In einem zweiten Step konzipierte die PE ein Kompetenzmanagement, um den konkreten Qualifizierungsbedarf zu ermitteln. Hierzu wurden die für den Umgang mit dem neuen System benötigten Kompetenzen den - einer detaillierten Einschätzung der PE zufolge - vorhandenen Kompetenzen der betroffenen Mitarbeiter gegenübergestellt.

Anforderungen an Trainingsanbieter

Zur Unterstützung der Trainingsmaßnahmen für rund 80 Mitarbeiter am Standort Neuss sowie in den Vertriebscentern Hamburg, Berlin, München, Mannheim und Leipzig in der ersten SAPHIR-Phase waren die Projektverantwortlichen auf der Suche nach einem geeigneten Qualifizierungsanbieter, der zum einen Erfahrungen in der Konzeption und Durchführung von R/3 Trainings vorweisen und zum anderen auch Trainer ins Projekt mitbringen konnte, die über sehr gute Französischkenntnisse verfügen, um eine sinnvolle Abstimmung mit den französischen Kollegen garantieren zu können. Für eine erfolgreiche Trainingsdurchführung war es unerlässlich, mit den Projektverantwortlichen (Pflichtenheft, einzuhaltende Prozessparameter) und Entwicklern (zeitnahes Customizing) in Frankreich in ständigem Kontakt zu stehen.

Die Unilog Integrata Training (UIT) konnte diese Anforderungen erfüllen, ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis anbieten und bereits auf eine sehr erfolgreiche Zusammenarbeit im Rahmen eines anderen Projekts mit der RCI Banque Deutschland verweisen und wurde somit ins Projekt geholt.

Blended Training

Stichwort: Blended Training ist die aufeinander abgestimmte Kombination verschiedener Lernmedien, z.B. e-Training und Präsenztrainings. In diesem integrierten Ansatz werden die Stärken beider Lernformen miteinander verbunden. Lernprozesse werden durch eine zielgruppengerechte Aufbereitung der Lerninhalte und die Integration von Kommunikation und Betreuung designt.

Von Seiten der RCI Banque wurde für die Durchführung der Trainingsmaßnahmen ein sehr enges Zeitfenster vorgegeben. So sollten alle Präsenztrainings jeweils max. 4 Wochen vor bzw. nach der SAP-Implementierung durchgeführt werden. Um dieser Vorgabe zu entsprechen, kam von Frank Behrendt, dem Projektleiter der UIT, der Vorschlag einen Fokus auf ein hybrides Lernszenario zu legen, d.h. Präsenztrainings mit Online-Lernhilfen zu kombinieren. Gabriele Aplowski, Leiterin Personalentwicklung bei der RCI Banque Deutschland und Projektleiterin Changemanagement überzeugte dieser Ansatz: "Die Vorteile dieser Kombination liegen auf der Hand. Die Mitarbeiter können sich über ein WBT wichtige Grundlagen selber erarbeiten und in einem nachgelagerten Online-Tutorial das erworbene Wissen überprüfen und festigen. Beides geschieht individuell, d.h. der Mitarbeiter kann sich die Lernphasen zeitlich selber einteilen. Dadurch können die Präsenztrainings sehr kurz gehalten werden, sodass die Mitarbeiter nicht lange von ihrem Arbeitsplatz fernbleiben müssen."

Dreistufige Leistungen

Die konkrete Aufgabenstellung für die UIT sah demnach vor:

* Anpassung eines Standard-WBT für SAP R/3 Grundlagen an die spezifischen Anforderungen bei der RCI Banque Deutschland

* Durchführung von modularen Initialtrainings zu den SAP R/3 Modulen MM, FI, FI-AA und CO

* Erstellung von Online-Tutorials zur Sicherung des Lerntransfers aus den Präsenztrainings auf Basis eines EPSS (on demand)

Online-Tutorial

Ein im RCI-Intranet platziertes Online-Tutorial bietet allen Teilnehmern und darüber hinaus auch allen anderen Mitarbeitern in der Neusser Deutschlandzentrale und in den 6 Vertriebscentern vielfache Möglichkeiten, sich mit den neuen Prozessen individuell und on demand vertraut(er) zu machen. Alle enthaltenen Elemente wurden bedarfsgerecht von den Trainern der UIT zusammengestellt bzw. neu geschrieben. Das Tutorial enthält beispielsweise die komplette Prozessdokumentation, kann also bei allgemeinen und detaillierten Fragen als Nachschlagewerk benutzt werden. Implementiert sind zudem verschiedene Übungen und Onlinetests durch die der Benutzer sein erworbenes Wissen jederzeit überprüfen kann. Über eine Hilfefunktion können während der Arbeit auftretende Fragestellungen praxisnah geklärt werden, da die Möglichkeit besteht, zwischen Original- und Hilfesystem hin und her zu switchen. Ferner können Tipps und Kommentare zu speziellen Arbeitsschritten - z.B. wie lege ich einen Bestellanforderung (BANF) an? - abgefragt werden. Alle Features lassen sich auch problemlos als Druckausgabe abrufen.

Firmengebäude RCI Banque

Schulung auf Testsystem

Eine wesentliche Herausforderung stellte die zeitliche Nähe von Customizing, Prozessdefinition, Schulungsvorbereitung und -durchführung dar. Da keine spezielle Schulungsumgebung vorhanden war, wurden die 80 Teilnehmer auf der Testumgebung qualifiziert, die aber in dieser Projektphase noch von den Entwicklern bzw. Testern gebraucht wurde. Hier war eine enge Abstimmung notwendig, damit morgens und abends die Entwickler und tagsüber die späteren User an dem System arbeiten konnten. Die Kommunikation der Entwickler in Deutschland und Frankreich mit den Trainern der UIT funktionierte sehr gut, sodass das Testsystem optimal ausgenutzt werden konnte.

Dreistufige Durchführung

Das Standard-WBT für SAP R/3 Grundlagen wurde von Gabriele Aplowski und Frank Behrendt innerhalb eines Tages sprachlich und inhaltlich an die Anforderungen von SAPHIR angepasst und dann unmittelbar im Anschluss von den Teilnehmern als Vorbereitung für die Präsenztrainings genutzt. Der zu investierende Zeitaufwand lag bei 2 Stunden. Die Trainings waren - je nach inhaltlicher Tiefe - für eine Dauer zwischen einem und 3 Tagen konzipiert. Alle Veranstaltungen fanden in nur einem Schulungsraum bei der RCI Banque in Neuss statt, was eine weitere organisatorische Herausforderung darstellte. Die anschließende selbstständige Nachbereitung der zuvor vermittelten Inhalte über das Online-Tutorial bildete den Abschluss der Qualifizierungsmaßnahme und wurde von den Teilnehmern positiv aufgenommen und intensiv genutzt.

Fazit und Ausblick

In einem Zeitraum von weniger als 6 Wochen wurde das Grundlagen-WBT angepasst, ein umfangreiches Online-Tutorial erstellt und Präsenztrainings für rund 80 Mitarbeiter durchgeführt. Aus Sicht der RCI Banque S.A. war die Kooperation mit einem Bildungsanbieter, der projektphasenübergreifende Begleitung, angefangen von der Konzept-Beratung bis hin zur Qualitätssicherung durchführen konnte, ein wesentlicher Faktor. Unilog Integrata Training AG hat sich hier als eine ideale Wahl herausgestellt. Insbesondere die Beratungskompetenz in der Vorprojektphase war hier entscheidend. Alle Teilnehmer konnten durch die dreistufige Maßnahme - Vorbereitung - Training - individuelles Nacharbeiten - die erforderlichen Kenntnisse innerhalb des eng abgesteckten Zeitfensters erwerben.

Damit ist die 1. Phase des SAPHIR-Projekts erfolgreich abgeschlossen. In der 2. Phase, welche die Änderungen im Bereich Rechnungswesen begleitet, werden weitere 20 Mitarbeiter mit dem bewährten Ansatz des Blended Training qualifiziert. Das Projekt SAPHIR hat für die RCI Banque in Deutschland einen vorbildlichen Charakter erhalten, der zukunftsweisend für die Gestaltung von weiteren e-Training- und Blended-Learning-Szenarien sein wird.

Autor:

Roland Heidelberg

Integrata AG

roland.heidelberg@integrata.de