EuLe fliegt mit R/3

Die Lenze AG ist eine international operierende Unternehmensgruppe mit mehr als 50 Jahren Erfahrung und zählt zu den führenden Anbietern von Antriebstechnik und Automation. Rund 3.000 Mitarbeiter, davon 2.000 in Deutschland, erzielten im Geschäftsjahr 2002/2003 einen Umsatz von 432 Millionen Euro.

Das Unternehmen mit Hauptsitz im niedersächsischen Aerzen stützt sich auf Produktionsstätten, Vertriebsgesellschaften und ein weit verzweigtes Servicenetz in Deutschland, Europa und Übersee. Zum Kundenkreis gehören renommierte Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau, insbesondere der Verpackungsindustrie und Fördertechnik sowie der Automobilindustrie, Handlingstechnik und Robotik. Das Dienstleistungsspektrum umfasst Applikationsunterstützung, Inbetriebnahme, Schulung und Service.

Das Projektteam: (v.li.) Michael Wilms (Gesamtprojektleiter EuLe), Claudia Arzt (Vertrieb Unilog Integrata Training AG), Dirk Müther (Teilprojektleiter Endanwenderqualifizierung), Monika Stasius (Projektadministration Unilog Integrata Training AG)

Einheitlicher europaweiter Vertriebs- und Logistikprozess

Die in den letzten Jahren stetig zunehmende Internationalisierung der Lenze-Gruppe brachte neue Anforderungen mit sich. Für die einheitliche Steuerung der internationalen Aktivitäten der vier Produktionswerke und 27 Auslandsgesellschaften musste eine durchgängige und einheitliche Basis geschaffen werden, um so den weiteren erfolgreichen Ausbau des intensiven Kundenkontakts und die Bereitstellung des spezifischen Know-hows zu ermöglichen.

Ziel war es, über Ländergrenzen hinweg systematische und ortsunabhängige Strukturen und Prozesse einzuführen und so unternehmensweit den Informationsfluss von einer Vertriebs- zu einer Produktionseinheit sicherzustellen. Um dieses hoch gesteckte Ziel zu erreichen, wurde eine komplexe Aufgabe gemeistert: Die Entwicklung und Konstituierung eines einheitlichen und gruppenweiten Vertriebs- und Logistiksystems.

Projektname: EuLe

"Um unser Unternehmen zukünftig noch besser steuern zu können, muss die Zusammenarbeit zwischen den Lenze-Gesellschaften sehr gut aufeinander abgestimmt sein.

Darum ist EuLe zur Zeit Thema im Unternehmen. Bei Lenze hat man zwar auch ein Herz für nachtaktive Eulenvögel - allerdings handelt es sich bei diesem Terminus um ein von uns gewähltes Kunstwort, das für Europäisches Vertriebs- und Logistiksystem Lenze steht. EuLe ist keine Software, sondern ein europaweiter Prozess", führt Gesamtprojektleiter Michael Wilms, Leiter Prozesse, Logistik und Organisation bei Lenze, aus.

Die Einführung eines derart umfassenden Prozesses hat über den einzelnen Arbeitsplatz hinaus gruppenweit große Auswirkungen: Kunden in Spanien, Frankreich oder Dänemark werden dieselben Informationen über Produkte und Dienstleistungen erhalten; intern werden gleichzeitig an allen Standorten alle zentralen Informationen bereitgestellt sein, um die Kunden weltweit beliefern und ihnen bei Service-Fragen effizient zur Seite stehen zu können. "Als weltweit agierender Fertiger und Dienstleister müssen wir mit einer Stimme sprechen - was natürlich auch eminenten Einfluss auf die Leistungserwartungen an unsere IT-Infrastruktur hat", erklärt Michael Wilms.

Informationstechnische Neuausrichtung

EuLe schreibt sowohl die Ablauflogik des Prozesses selbst als auch die Summe der Regeln für den Veränderungsprozess fest. Ein Meilenstein der Umsetzung von EuLe war die Einführung des SAP R/3-Systems bei Lenze in Deutschland. Das zur Implementierung aufgesetzte Projekt war die Basis für den Umsetzungserfolg. Mit SAP R/3 hat es zudem eine hoch verfügbare Software für die Abbildung im Unternehmen in die Fänge genommen, der aber bei Lenze noch Flügel zu verleihen waren, um EuLe zu einem erfolgreichen Start zu verhelfen. Und dies bedeutete neben dem Customizing auch Anwenderschulungen für mehr als 800 Mitarbeiter aus folgenden Abteilungen:

• Einkauf/Bestellabwicklung
• Bestandsführung
• Service
• Vertrieb
• Versand/Export
• Produktion
• Disposition
• Lagerverwaltung
• Reparatur/LKS
• Serviceaußendienst
• Qualitätswesen/Wareneingang
• Controlling
• Rechnungswesen

Das Controlling des Implementierungsprojekts übernahm Reinhard Walther, Chefberater bei der Unilog Unternehmensberatung. Für die Ermittlung des Schulungsbedarfs sowie die Umsetzung der Maßnahme wurde ein erfahrenes Unternehmen gesucht. Die Wahl fiel auf Unilog Integrata Training (UIT), die bereits zahlreiche Projekte dieser Thematik und Größenordnung betreut hat.

Projekt-Chronologie

• Im Januar 2002 wurden erste Gespräche zwischen UIT und Lenze geführt, um die Durchführungsmodalitäten eines solchen Schulungsprojekts zu klären. Zu diesem Zeitpunkt plante Lenze, gemeinsam mit UIT die vor dem Projekt-Kick-off notwendige Weiterbildungsbedarfsanalyse durchzuführen, das Konzept zu entwickeln und die erforderlichen Seminarunterlagen zu erstellen. Die Durchführung der jeweiligen Seminare sollte durch Teilprojektleiter von Lenze erfolgen. Der Verabschiedung dieses Konzepts folgte die Auftragsvergabe an UIT.

• Im ersten Schritt wurde die Weiterbildungsbedarfsanalyse gemeinsam von UIT und Dirk Müther realisiert, dem bei Lenze die Organisation und Teilnehmerverwaltung aller Seminare oblag. Die Evaluierung der Qualifzierungsinhalte auf Transaktionsebene und der Weiterbildungsbedarfe - bezogen auf die einzelnen Mitarbeiter und der demgemäß zu erbringenden Inhalte - führte zu einer Spezifizierung der Qualifizierungsanforderungen: Lenze hatte vor EuLe SAP R/2 im Einsatz. Vor diesem Hintergrund wurde beschlossen, Delta-Schulungen, also Schulungen, in denen nur die Unterschiede zum R/2-System dargestellt werden, für alle beteiligten Mitarbeiter durchzuführen.

• Das zehnköpfige Projektteam, bestehend aus sechs Lenze- und vier UIT-Mitarbeitern, betreute die Unterlagen- und Seminarentwicklung sowie den Aufbau des Schulungsmandanten. Die Seminarunterlagen wurden exakt auf die Anforderungen einer kurzen Delta-Schulung hin gestaltet. Prozesse und weiterführende Erklärungen wurden nur dann in die Unterlagen aufgenommen, wenn die thematisierten Masken tatsächlich neu entwickelt worden waren, wie z. B. im Modul SD. Screen-shots wurden nur dann in die Dokumentationen integriert, wenn eine Erklärung in Textform wesentlich aufwändiger gewesen wäre. Auf diese Weise wurden Unterlagen erstellt, die auch dann noch einsetzbar sind, wenn einzelne Oberflächen geändert werden, zumal die Vermittlung des neuen SAP GUI mithilfe einer CBT umgesetzt wurde.

• Während der Erstellung der Weiterbildungsbedarfsanalyse wurde deutlich, dass die Lenze-Mitarbeiter, die für die Qualifizierung der Endanwender vorgesehen waren, durch ihre Mitarbeit im Implementierungsprojekt zeitlich stark ausgelastet waren. Sie sahen sich nicht in der Lage, die geplanten Maßnahmen im Schulungsprojekt in Gänze umzusetzen. Daraufhin wurde UIT beauftragt, die Durchführung der Schulungen - bis auf die Bereiche Controlling und Rechnungswesen, die von Teilprojektleitern bei Lenze betreut wurden - zu übernehmen.

• Die Schulungen wurden Anfang Februar 2003 aufgenommen. Die Anpassung der Schulungsunterlagen führte die hauseigene Tübinger Druckerei der UIT durch. Insgesamt durchliefen so über 800 Mitarbeiter die Qualifizierungsmaßnahme.

Stichwort: Flying Coach - Was ist ein Flying Coach?

Einmal erworbene Anwenderkenntnisse jederzeit abrufbereit zu halten oder kurzfristig Neues zu erlernen, ist ein immer wiederkehrendes Problem in der täglichen Arbeitspraxis. Der Flying Coach leistet direkte und persönliche Unterstützung am Arbeitsplatz und geht intensiv auf die individuellen Problemstellungen der Teilnehmer ein. Beinahe wörtlich ist "flying" zu verstehen: Der Coach führt parallel und arbeitsplatzübergreifend die Trainings in verschiedenen Applikationen durch. Die praxisbezogene Ausrichtung des Trainings gewährleistet, dass sich die erworbenen Fähigkeiten und Kenntnisse - punktgenau und konkret vermittelt - fest verankern.

Im Coachingprozess werden infolge des intensiven Austauschs zwischen Coach und Teilnehmer Fragen aufgeworfen, die in einer eher theoretisch orientierten Lernsituation nicht aufkommen.

Die Teilnehmer profitieren so von der hohen Dynamik des Coaching sowie von praktischen Tipps und Tricks, die helfen, Zeitverluste zu vermeiden.

Fazit

Die Nutzer bewerteten die Qualität der Schulungen, der Unterlagen und des Schulungssystems im Allgemeinen als sehr gut. Die konstruktive Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zeigte positive Auswirkungen. Der rege Informationsfluss zwischen Lenze und UIT garantierte, dass auftauchende Schwierigkeiten sofort gemeinsam besprochen und gelöst werden konnten. "In einem SAP-Einführungsprojekt dieser Größe ist die Schulung der Mitarbeiter durch eigenes Personal nicht zu leisten, wenn diese Mitarbeiter gleichzeitig Aufgaben im Softwareprojekt zu leisten haben", so das Resümee von Michael Wilms.

Durch die Aufgabenteilung mit UIT konnte Lenze vorhandene eigene Mitarbeiterkapazitäten für Implementierungsaufgaben einsetzen und sich so auf die technische und fachliche Dimension des Projekts konzentrieren. Weiterhin hat sich deutlich gezeigt, dass ein erfolgreiches Qualifizierungsprojekt einer gründlichen Vorbereitung (Weiterbildungsbedarfsanalyse, Unterlagenerstellung, Einrichten des Schulungsmandanten) sowie erfahrener und erprobter Referenten bedarf.

SAP R/3 ist in Deutschland mit dem Go live Anfang Mai erfolgreich eingeführt worden. Während der ersten Monate wurden die Anwender weiterhin durch "Flying Coaches" (s.a. "Stichwort") aus dem Projektteam unterstützt: Sie leisteten erste Hilfe vor Ort, wo es Probleme gab. Nach der erfolgreichen Einführung in Deutschland werden nun sukzessive die übrigen Lenze-Gesellschaften in Europa folgen: Bei den größeren Gesellschaften (wie z. B. in Österreich) wird erneut die Zusammenarbeit mit Unilog Integrata Training angestrebt.