Human Resources bei der DAK

Die Deutsche Angestellten-Krankenkasse (DAK) kann auf eine lange Geschichte zurückblicken. Ihre Wurzeln liegen in dem 1774 von Handlungsgehilfen in Breslau gegründeten "Institut für hülfbedürftige Handlungsdiener". Zusammenschlüsse mit später gegründeten Ersatzkassen und eine stetige Ausweitung der regionalen Präsenz sowie der angebotenen Versorgungsleistungen sind kennzeichnend für ihre über 200jährige Entwicklung.

Hauptgeschäftsstelle der DAK, Hamburg

Heute zählt die DAK mit rund 5,5 Millionen Mitgliedern und 7,5 Millionen Versicherten zu den größten Krankenkassen in Deutschland. In den über 950 Geschäftsstellen sind bundesweit mehr als 16.000 Mitarbeiter im Einsatz, davon rund 1.000 in der Hamburger Hauptgeschäftsstelle, in der alle wesentlichen Organisations- und Administrationsaufgaben zusammenlaufen. Im Januar 2001 fiel hier die Entscheidung, für alle Personalsysteme SAP-HR als neues, technisch zeitgemäßes System einzuführen.

Teambildung und Zielformulierung

Eine zunächst durchgeführte Einsatzuntersuchung machte deutlich, dass für eine reibungslose Einführung des neuen Systems zum geplanten Termin am 01.01.03 viel Arbeit bevorstand. Im Rahmen eines, auf ein Jahr angelegten, Umstellungsprojekts sollten - neben der Implementierung der neuen Software - mehr als 100 Key- und Enduser (Personalsachbearbeiter) mit dem HR-Modul vertraut gemacht werden. Zur Vorbereitung dieser Maßnahme wurde ein Projektteam eingesetzt, welches ein ehrgeiziges Vorhaben formulierte: "Unser Minimalziel ist die vollständige Ablösung des vorhandenen Systems zum geplanten Termin. Dabei soll das bisherige, sehr hohe Niveau mindestens 1:1 gehalten werden", berichtet Manfred Wittig, Leiter der Arbeitsgruppe Standardsoftware Personalsysteme und DAK-Projektleiter.

Gemeinsam im Projektteam:

Hiltraud Stührwaldt, Teamleitung Personalsysteme

und Manfred Wittig, Teamleitung Standardsoftware

Zur Unterstützung bei der Projektplanung und -durchführung beauftragte die DAK ein Consulting-Unternehmen, dessen Berater das nun 15-köpfige Projektteam komplettieren. Von DAK-Seite bilden Mitarbeiter der Abteilungen Personalwirtschaft/ Team Personalsysteme (Koordinationsstelle zwischen Fachabteilung und Verfahrenssteuerung, Teamleitung Hiltraud Stührwohldt) und Softwaretechnik/Standard-Softwaresysteme (Anwendungsentwickler) den Kern des Teams. Beide Abteilungen arbeiten seit vielen Jahren eng zusammen, sodass innerhalb des Projekts eingespielte und verlässliche Arbeitsvorgänge zum Tragen kommen (klare Aufgabenverteilung, abgegrenzte Kompetenzen, kurze Entscheidungswege). Um eine reibungslose technische Realisierung zu gewährleisten, unterstützen 10 Mitarbeiter des DAK-Rechenzentrums das Team (Systemsteuerung, Arbeitsvorbereitung, Netzwerktechnik, DB-Technik), die bereits über umfangreiche Erfahrungen im Umgang mit SAP-Software verfügen.

Qualifizierung des Projektteams

Bevor die Qualifizierung der Key- und Enduser durchgeführt wird, sollten alle SAP-unerfahrenen Mitglieder des Projektteams eine umfassende HR-Einführung durchlaufen. Dafür suchte man im November 2001 sehr kurzfristig einen geeigneten Qualifizierungspartner. Die Unilog Integrata Training AG (UIT) erhielt den Zuschlag und legte innerhalb einer Woche ein auf die DAK-Anforderungen zugeschnittenes Konzept vor, formulierte die relevanten Inhalte und erstellte passende Seminarunterlagen. Die Seminarräume im Hamburger Trainingszentrum der UIT waren für die Teilnehmer als Durchführungsort ideal, da es aufgrund der räumlichen Nähe keine Zeitverluste gab. Innerhalb der folgenden fünf Wochen wurden 15 Teammitglieder im Rahmen verschiedener Seminare qualifiziert:

• Konfiguration Stammdaten
• Konfiguration Arbeitsabläufe und Berechtigungen
• Einführung Personalabrechnung
• Abrechnung Brutto
• Abrechnung Netto
• Konfiguration und Abrechnung öffentlicher Dienst
• Organisationsmanagement

Die Dauer lag - je nach Aufgabenschwerpunkt der Mitarbeiter - bei 5-25 Tagen. Da zu dieser Zeit auch noch die Umstellung auf die bevorstehende Euro-Einführung realisiert werden musste, ergab sich für einige Teammitglieder ein erheblicher zeitlicher Mehraufwand. Mit Projektbeginn im Januar 2002 waren dann aber alle Seminare abgeschlossen und die relevanten HR-Kenntnisse bei allen Teammitgliedern vorhanden, sodass neben der Implementierung der neuen Software die konkrete Organisation für die Key- und Enduser-Qualifizierungen beginnen konnte.

SAP für Entscheider

Dem Projektbeginn wurde die Durchführung eines Überblick-Seminars vorangestellt, in dem 11 Mitglieder des Personalrats mit dem funktionalen Umfang des SAP R/3-Systems vertraut gemacht wurden. Zudem erhielten sie hier einen speziellen Überblick über Möglichkeiten und Grenzen des HR-Moduls. "Der Personalrat gab dem Projektteam ein sehr positives Feedback, was sich nach wie vor sehr motivierend auf die Projektarbeit auswirkt", erinnert sich Herbert Stefanowski, Leiter der Abteilung Personalwirtschaft.

Qualifizierung von Key- und Endusern

Nach abgeschlossener Planung im Sommer 2002, werden im nächsten Step die Keyuser-Trainings durchgeführt. Keyuser sind in diesem Fall Endanwender, die zunächst DAK-interne Testfälle bearbeiten und nach der vollständigen Umstellung im Januar 2003 den anderen Endanwendern als Experten zur Verfügung stehen. Im Herbst 2002 folgt dann die Qualifizierung aller 100 Enduser. Ungefähr 25 von ihnen müssen bereits Anfang Dezember 2002 einen versierten Umgang mit HR unter Beweis stellen, da die komplette Gehaltsabrechnung für den Monat Januar schon mit der neuen Software durchgeführt werden soll.

Ausblick

Es stehen noch umfangreiche Qualifizierungsmaßnahmen an. Die notwendige Vorarbeit ist allerdings bereits geleistet worden, sodass die Umstellung auf HR zu Beginn des nächsten Jahres ohne Probleme gelingen sollte. Nach der Produktionsaufnahme sollen weitere Module aufgesetzt werden, z.B. PA Reisekostenmanagement. Auch das Fachcontrolling soll nach Beendigung der Umstellungsmaßnahme im Rahmen eines neuen Projekts ausgebaut und optimiert werden.

Autor:

Roland Heidelberg

Integrata AG

roland.heidelberg@integrata.de