Mitarbeiter weiterbilden - Innovationskraft fördern - Erfolg sichern
Migrationsprojekt zum Office 2010-Rollout bei der WWK Versicherungsgruppe
Seit ihrer Gründung im Jahr 1884 hat sich die unabhängige WWK Versicherungsgruppe zu einem modernen und leistungsstarken Finanzdienstleister mit derzeit rund 1 Mio. Kunden und 10.000 Vertriebspartnern entwickelt. Das Kerngeschäft bilden die drei Säulen Vorsorge, Absicherung und Vermögensanlage. Die Gruppe setzt sich zusammen aus der WWK Lebensversicherung a. G., der WWK Allgemeine Versicherung AG, der WWK Pensionsfonds AG und WWK Investment S.A.
Im Bereich der fondsgebundenen Lebensversicherung gehört die WWK seit Jahrzehnten zu den Marktführern in Deutschland. So konnte 2010 ein zweistelliges Wachstum bei der Beitragssumme der Neuzugänge erzielt werden. Auch im Bereich privater Personen- und Sachversicherungen zählt sich die WWK zu den besonders leistungsstarken Versicherern.
Die WWK verfügt zum einen über die wirtschaftliche Sicherheit, zuverlässig und glaubwürdig auf eine langfristig orientierte Geschäftspolitik zu setzen, zum anderen wird besonderer Wert auf Innovationskraft gelegt. Damit werden die Voraussetzungen geschaffen, um auch in Zukunftsmärkten mit neuen Produktideen erfolgreich zu sein.
Um diesem ambitionierten Ziel gerecht zu werden, kommt auch der Optimierung der internen Systeme und Prozesse eine große Bedeutung zu. Daher entschied man sich bei der WWK relativ zeitnah nach der Markteinführung von Office 2010 durch Microsoft für einen Umstieg von der bisher verwendeten Office-Version. Im Rahmen dieses Projekts galt es nicht nur mehr als 1.500 Rechner unternehmensweit umzustellen, sondern auch mithilfe einer klar definierten Kommunikationsstrategie die Führungskräfte sowie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu informieren. Für die wichtigen Qualifizierungsmaßnahmen wählte die WWK die Integrata AG als Schulungspartner aus.
Vorbereitungsphase
Bis in das Jahr 2010 hinein wurde bei der WWK unternehmensweit mit der Microsoft Office-Version 2002 gearbeitet und bewusst auf eine Umstellung der zwischenzeitlichen Versionen 2003 und 2007 verzichtet. Alle Standardanwendungen sowie die WWK-spezifischen internen Systeme liefen bis dahin zuverlässig unter Windows XP, so dass Migrationen keine signifikanten Vorteile für die Prozesse im Unternehmen gebracht hätten. Erst mit der Markteinführung von Windows 7 durch Microsoft ergab sich Handlungsbedarf zur Harmonisierung aller Systeme.
Das Projekt sollte bis April 2011 abgeschlossen sein. Dem Projektteam blieb also etwa ein Jahr für die Vorbereitungen, bei denen stets mehrere Komponenten zu beachten und aufeinander abzustimmen waren: Die interne Information und Kommunikation, die umfangreichen Vorbereitungen für den Rollout sowie die optimale Qualifizierung aller Anwender, ohne den laufenden Geschäftsprozess zu stören. Mit der Gesamtprojektleitung wurde Michael Maier, Projektleiter im IT-Clientmanagement der WWK beauftragt. Seine Kollegin Melanie Kucharik übernahm als Referentin aus der WWK-internen IT-Aus- und Weiterbildung die Verantwortung für diesen Bereich innerhalb des Projektes sowie die stellvertretende Projektleitung.
Michael Maier erläutert, welche Anforderungen zu meistern waren: „In enger Zusammenarbeit zwischen IT und allen Fachbereichen musste die Office 2010 Kompatibilität aller Anwendungen überprüft werden. Nicht-verträgliche Anwendungen waren entsprechend anzupassen oder durch Alternativen zu ersetzen. Außerdem mussten alle zentralen oder fachbereichsspezifischen Vorlagen geprüft, modifiziert und auf die neuen Dateiformate umgestellt werden.“
Um die Corporate Identity-Vorgaben einzuhalten, wurden in enger Abstimmung mit dem Bereich Marketing das Layout der Basisvorlagen angepasst sowie die WWK Farben in die Farbpaletten und die interne Schriftart in die einzelnen Office 2010-Anwendungen MS Word, MS Excel, MS PowerPoint sowie MS Outlook integriert.
Neben den technischen Aspekten legten die Verantwortlichen bei der WWK besonderen Wert auf die Unterstützung durch einen Partner, der vom Consulting bis hin zur Durchführung der notwendigen Anwenderschulungen alle Anforderungen des komplexen Projektes abdecken kann. Daher fiel die Wahl auf die Integrata AG, die als Full Service-Anbieter für Qualifizierung all diese Leistungen kundenindividuell aus einer Hand zur Verfügung stellen kann. Als Microsoft Learning-Partner verfügt die Integrata nicht nur über eine nachgewiesene langjährige Kompetenz rund um alle Microsoft-Themen. Sie bietet speziell rund um die Rollouts von Windows 7, Office 2010 und SharePoint 2010 verschiedene Bausteine für jede Phase eines Migrationsprojektes von der Vorbereitung über den technischen Rollout bis hin zur Betreuung, aus denen der Kunde die passenden Elemente auswählen kann.
Um aus dem mehr als 1.300 Trainer umfassenden Netzwerk der Integrata die am besten für das Migrationsprojekt geeigneten Experten auszuwählen, wurde ein Assessment Center durchgeführt. Zunächst wurden Trainer mit besonderer Erfahrung rund um Microsoft-Themen und -Projekte ausgewählt. Auf Basis des eigens entwickelten Trainerleitfadens konnten sich die Projektverantwortlichen der WWK im Assessment Center persönlich ein genaues Bild der Kompetenzen machen und das Trainerteam zusammenstellen.
Die WWK entschied sich bereits in der Mitte 2010 gestarteten Vorbereitungsphase des Projekts für das Office Consulting der Integrata. Es umfasste die Migrationsberatung, die Neuentwicklung und Optimierung von Vorlagen, die Aufbereitung des Intranet-Contents sowie eine Musterkonfiguration des Standardclients. Insgesamt 40 Leistungstage wurden dafür aufgewendet. So wurden beispielsweise schon in der Vorbereitungsphase Projektmitarbeiter mit besonderen Aufgaben rund um Administration, Vorlagenerstellung oder IT vorab in Seminaren durch die Integrata geschult und optimal auf ihre jeweiligen Rollen im Projekt vorbereitet.
Als weiteres wichtiges Element bei der Planung des Rollout-Projektes erwies sich die speziell auf die Rahmenbedingungen der WWK zugeschnittene Bedarfsanalyse. Auf der Basis des erfassten Wissensstands und des ermittelten Nutzungsverhaltens wurde das Qualifizierungskonzept inhaltlich genau auf die unterschiedlichen Zielgruppen angepasst. Daran orientierte sich auch die Gestaltung der Kommunikationsstrategie.
„In einer speziell für die Führungskräfte organisierten Kick Off-Veranstaltung wurden das Projekt und das Qualifizierungskonzept vorgestellt, aber auch der Umfang und der Nutzen der Veränderungen aufgezeigt“, erläutert Melanie Kucharik. „Diese Präsentation stellte für unser Projektteam einen wichtigen Erfolgsfaktor im Rahmen des Gesamtprojektes dar. Durch die frühzeitige Information und die richtige Kommunikation ist es uns gelungen, die unbedingt erforderliche Akzeptanz und Unterstützung der Führungskräfte für alle geplanten Schritte zu sichern.“
Diese Akzeptanz zeigte sich erfreulicherweise auch sehr schnell bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Bereits drei Tage, nachdem im WWK-Intranet über das Projekt und die angebotenen Schulungen informiert wurde, lagen so viele Anmeldungen vor, dass die Zahl durchaus als Bestätigung für die Kommunikationsstrategie angesehen werden konnte.
Während das Projekt somit quasi in aller Munde war, arbeiteten die Kollegen aus dem IT-Clientmanagement im Hintergrund weiter unter Hochdruck an den Vorbereitungen des Rollouts. Um die laufenden Geschäftsprozesse so wenig wie möglich zu stören und einen reibungslosen Übergang auf alle neuen Anwendungen zu gewährleisten, gab es einen ambitionierten Plan. Die Abwesenheit der Mitarbeiter vom Arbeitsplatz sollte so kurz wie möglich sein. Alle Anwendungen sollten jeweils während der Schulungstage der Mitarbeiter installiert werden, so dass diese direkt nach der Rückkehr an ihre Arbeitsplätze mit den neuen Versionen arbeiten konnten. Die Schulungszeit definierte somit für das IT-Team das Zeitfenster für die Umstellung der Rechner. Dabei war zu bedenken, dass für die Installation von Office 2010 zunächst das Einspielen des Service Pack 3 auf allen Microsoft Windows XP-Rechnern, sowie der Upgrade verschiedener anderer Softwarepakte erforderlich waren. Für die Verteilung der jeweils bereichsspezifisch konfigurierten Softwarepakete mussten Installationsroutinen geschrieben und zunächst getestet werden. In dieser Zeit wurden rund 200 Pilot-Installationen durchgeführt bei Anwendern, die als Pilot-User ausgewählt wurden oder die aufgrund ihres vorhandenen Wissens keine gesonderten Office-Schulungen benötigten.
Im Gegensatz zur physikalischen Hardware in der Zentraldirektion in München wird in den bundesweiten WWK-Außenstellen mit einer virtuellen Desktopinfrastruktur gearbeitet. Für den zeitlich nach der Zentraldirektion geplanten Rollout waren daher besondere Anpassungen und Vorbereitungen erforderlich, die vom IT-Clientmanagement berücksichtigt werden mussten.
Technischer Rollout und Schulungsphase
Für den Erfolg des Gesamtprojektes erwies es sich als hilfreich, die Schulungsphase parallel zum technischen Rollout durchzuführen. Die Zielgruppe umfasste insgesamt 1.300 Mitarbeiter, davon mehr als 1.100 in der Zentraldirektion in München und knapp 200 in den bundesweiten Außenstellen. Für die WWK war es wichtig, dass jeder einzelne Mitarbeiter möglichst schnell nach der Migration die Schulungsinhalte direkt anwenden und in seine Arbeitsprozesse einfließen lassen konnte.
Angesichts der großen Teilnehmerzahl entschied sich das Projektteam daher, pro Tag jeweils sechs Gruppen mit ca. 10 Teilnehmern parallel zu schulen. Am 1. Februar 2011 startete der erste Schulungstag in den Räumen der WWK Zentraldirektion sowie im Münchener Trainingszentrum der Integrata. Im Zeitraum von vier Wochen wurden immer von Montag bis Donnerstag pro Tag jeweils 64 Teilnehmer mit den Funktionalitäten von Office 2010 vertraut gemacht. Das stellte besondere Anforderungen an das Equipment. Die Integrata kümmerte sich um die entsprechende Ausstattung der Räume und die technische Infrastruktur.
Um die vier Office 2010-Anwendungen Outlook, Word, Excel und PowerPoint möglichst praxisorientiert zu vermitteln, wurden die jeweils eintägigen Umsteigerschulungen mit einer interessanten Besonderheit konzipiert. Für alle Seminare wurde die interne IT-Infrastruktur der WWK gespiegelt. Durch diese Abbildung konnten die Teilnehmer in ihrer vertrauten Systemumgebung arbeiten. Dies war für den Wissenstransfer zwischen Seminar und der praktischen Anwendung am Arbeitsplatz ebenso hilfreich wie die parallele Durchführung der Installationen. Jeder Teilnehmer konnte dank der optimalen Vorbereitung und Realisierung durch das IT-Clientmanagement unmittelbar nach seinem Schulungstermin die neuen Anwendungen auf seinem Arbeitsplatzrechner nutzen. Nach dem Rollout in der WWK Zentraldirektion erfolgte im März 2011 die Umstellung der virtuellen Clients im Innendienst der bundesweiten WWK-Außenstellen. Zum geplanten Termin waren rund 99 Prozent der Rechner und Systeme im gesamten Unternehmen umgestellt.
Als Indikator für den Erfolg der Umstellungs-und Schulungsmaßnahmen kann ganz sicher die Zahl der Anfragen beim Service Desk interpretiert werden. Sie ging im Vergleich zu der Zeit vor dem Rollout signifikant zurück und pendelte sich bei durchschnittlich 10 Tickets pro Tag ein. Dazu trugen auch die in Tutorials zusammengestellten Tipps und Tricks sowie die Schulungsunterlagen im Intranet bei. Ganz im ökologischen Sinne des Green-IT-Ansatzes entschied sich das Projektteam dafür, die Seminarbroschüren nicht in gedruckter Form, sondern ausschließlich als e-Books im WWK Intranet zur Verfügung zu stellen. Bei Service Requests aufgrund konkreter Anwendungsfragen, die nicht mithilfe der Unterlagen selbst geklärt werden konnten, leisteten die Trainer während der Betreuungsphase Support direkt am Arbeitsplatz. Melanie Kucharik, die im Projektteam auch die Zusammenarbeit zwischen der WWK internen IT-Aus-und Weiterbildung und der Integrata koordinierte, verweist auf das Feedback der Schulungsteilnehmer: „Die Seminarbeurteilungen sind durchweg positiv ausgefallen. Dieses erfreuliche Ergebnis ist ein Verdienst aller Projektbeteiligten und zeigt uns auch, dass die Entscheidung für die Integrata als Partner vom Consulting bis hin zur Durchführung der Schulungen und als Unterstützer in der Betreuungsphase genau richtig war. Durch die gesamtheitliche Konzeption der Schulungen und die Sicherstellung des Wissenstransfers wurde unser Ziel erreicht, innerhalb des klar definierten Zeitfensters 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal für die neuen Anwendungen zu qualifizieren. Damit haben wir bundesweit das Know-how für effiziente und erfolgreiche Arbeit vermittelt und den Anspruch der WWK umgesetzt, die Innovationskraft weiter zu fördern.“
Fazit
Durch die frühzeitige Einbindung der Integrata als Partner für alle drei Phasen des Migrationsprojektes schafften die Verantwortlichen bei der WWK optimale Voraussetzungen für die erfolgreiche Realisierung. Das aus Mitarbeitern der WWK sowie der Integrata bestehende Projektteam hatte so die Gelegenheit, sich kennenzulernen und aufeinander einzustellen. Die Kommunikationsstrategie und das sinnvolle Qualifizierungskonzept im Zusammenspiel mit der perfekten Vorbereitung durch das IT-Clientmanagement erwiesen sich als Erfolgsbausteine. Projektleiter Michael Maier blickt daher zufrieden auf das Projekt zurück, das „in time“ und „under budget“ abgeschlossen werden konnte: „Nachdem wir zwei Office-Versionen übersprungen hatten, war diese Umstellung nun für die WWK ein umso aufwändigerer Schritt mit Konsequenzen in vielen unterschiedlichen Bereichen. Dass wir diese Umstellung ‚geräuscharm‘ ohne Störungen der Arbeitsabläufe und ohne Produktivitätsausfälle realisieren konnten, verdanken wir der Tatsache, dass alle Beteiligten hervorragend miteinander kommuniziert haben und jederzeit an einem Strang gezogen haben.“
Dieses Fazit für das erfolgreiche Projekt ist ein schöner Beleg für den aktuellen Claim der Versicherungsgruppe: „Eine starke Gemeinschaft“.
Facts & Figures zum Projekt
Projektzeitraum: 1 Jahr, Abschluss April 2011
Umfang:
• Rollout auf mehr als 1.500 Rechnern
• Im Februar 2011: 98 Schulungen - 6 Gruppen pro Tag an zwei Standorten (Zentraldirektion der WWK und Integrata-Trainingszentrum München), 64 Teilnehmer pro Tag
• März 2011: Umstellung für knapp 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innendienst der bundesweiten WWK-Außenstellen
• Zeitgleiche Umstellung der Rechner durch IT-Clientmanagement
