Integrata spielt wichtige Rolle im EPOS bei ElectronicPartner

Zwei grüne Buchstaben gefolgt von einem Doppelpunkt – dieses bekannte EP: Logo steht für ElectronicPartner. Dahinter verbirgt sich eines der größten europäischen Handelsunternehmen für Unterhaltungs- und Haushaltselektronik, Informationstechnologie und Telekommunikation. In der Verbundgruppe ElectronicPartner organisieren sich europaweit mehr als 5.000 kleine und mittelständische Unternehmer in den strategischen Geschäftsfeldern EP:Fachhandel, der Fachmarktlinie MEDIMAX und den comTeam-Systemhäusern. Der Zentralumsatz, das Einkaufsvolumen der Mitglieder einschließlich des Lager- und Vermittlungsgeschäftes, betrug 2010 rund 2,3 Mrd. EUR. Davon entfielen 1,65 Mrd. EUR auf den deutschen Markt.
Die Verbundgruppe mit Sitz in Düsseldorf bietet täglich 200.000 Endkunden nach eigenen Angaben „maßgeschneiderten Service, kompetente Beratung und hochwertige Produkte“. Um diesem Anspruch gerecht zu werden und durch weiteres Wachstum die Position unter den Top Handelsunternehmen in Europa im Bereich Unterhaltungs- und Haushaltselektronik zu stärken und auszubauen, setzt ElectronicPartner auch auf exzellente interne Prozesse und Qualifikation.

Implementierung und Qualifizierung

Zu den erfolgreichen Beispielen für diese Strategie gehört das Projekt „EPOS“ zur Optimierung der Warenwirtschaftsprozesse. Ausgewählte Standorte in Deutschland (Düsseldorf, Genshagen, Augsburg), Italien, Österreich, in den Niederlanden, Belgien und in der Schweiz sollten mit der neuen ERP-Software SAP ERP (ECC 6.0) Retail ausgestattet werden. Für die Verantwortlichen bei ElectronicPartner war es sehr wichtig, das gesamte Projekt mit dem notwendigen zeitlichen Vorlauf professionell zu planen und den Roll-out bestmöglich zu realisieren. Neben der durch das Beratungshaus Comsol betreuten technischen Implementierung wurde der Fokus auf die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Vorbereitung und Anwendung bei der Einführung von SAP ERP (ECC 6.0) Retail gesetzt. Damit alle künftigen User perfekt auf die neuen Aufgaben vorbereitet werden, war es den Projektverantwortlichen sehr wichtig, dass die Schulungsinhalte methodisch und didaktisch aufbereitet und vermittelt werden. Mit dieser anspruchsvollen Aufgabe wurde die Integrata AG beauftragt. In der Angebotsphase überzeugte der Full Service Qualifizierungsdienstleister nicht zuletzt mit seiner besonderen Lösungskompetenz und langjährigen Expertise bei SAP-Qualifizierungsprojekten.
ElectronicPartner hatte bereits diverse Rollen definiert, die nun im Rahmen des Projektes aktiv wurden: Cheftrainer, Autoren, Trainer, Coaches und Übersetzer. Dabei kamen Ressourcen von ElectronicPartner sowie Comsol und ein erfahrenes Trainerteam der Integrata zum Einsatz, in dem Prof. Dr. Knut Hildebrand die Projektleitung und die Aufgabe als Cheftrainer übernahm.

Das Projekt EPOS

Rund zwei Jahre vor dem eigentlichen Go-live von SAP ERP (ECC 6.0) Retail bei ElectronicPartner wurde das Gesamtprojekt gestartet. Sieben Monate vor dem geplanten Roll-out übernahm die Integrata AG alle notwendigen Aufgaben im Rahmen des Teilprojektes Qualifizierung. Dazu zählten die Konzeption und Planung, die Erstellung des Seminarleitfadens sowie die Einarbeitung der Trainer in die Prozesse und in das System des Kunden. Es gab jedoch auch Besonderheiten, denen sich das Integrata-Team stellen musste. Bereits vor dem Projektstart hatte sich ElectronicPartner zur Aufzeichnung der Unterlagen und zur Projektdokumentation für die Lösung von datango entschieden. Daher mussten sich die Autoren und Trainer zunächst in das Dokumentationstool einarbeiten. Angesichts der internationalen Dimension des Projektes mussten zudem alle Schulungsunterlagen, Präsentationen, Übungen und Lösungen in Italienisch und Niederländisch übersetzt werden. Darüber hinaus gab es im Rahmen der Integration der SAP ERP (ECC 6.0) Retail-Lösung eine Vielzahl von Eigenentwicklungen. Diese speziell für die Zwecke von ElectronicPartner entwickelten Elemente bedeuteten eine deutliche Abweichung vom Standard. Es erwies sich als einer der Erfolgsfaktoren für das Projekt, dass Prof. Hildebrand und seine Kollegen sehr frühzeitig in alle Aktivitäten und Planungsprozesse eingebunden waren. So konnten sie die kundenspezifischen Rahmenbedingungen bei der Konzeption der Schulungsinhalte, bei der Entwicklung der Materialien in datango und bei den eigentlichen Seminaren berücksichtigen und problemlos umsetzen.

Einen weiteren Erfolgsfaktor nennt Prof. Hildebrand: "ElectronicPartner hatte dem Trainerteam eigene Räume ganz in der Nähe des Fachbereiches zur Verfügung gestellt. Diese räumliche Nähe förderte ganz entscheidend die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und innerhalb des Teams. Es spricht für die sehr strukturierte Gesamtprojektleitung und die gute Planung seitens des Kunden, dass dies möglich gemacht wurde. Regelmäßige Meetings zum Informationsaustausch aber auch kurzfristige Absprachen wurden dadurch erleichtert und erwiesen sich als sehr hilfreich für ein solch ambitioniertes internationales Vorhaben."
Die Zielgruppe umfasste insgesamt 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon 450 in Deutschland und 150 in den anderen fünf Ländern, in denen die Implementierung der neuen SAP-Software (Module SD, MM und WM) vorgesehen war. Unterschieden wurde dabei wiederum zwischen verschiedenen Bereichen und spezifischen Themenfeldern, die für das Qualifizierungsprojekt wie folgt definiert wurden:

•   Competence Center: Customizing in den Modulen SD, MM, WM
•   Test Team und Entwickler: diverse SAP ABAP Themen
•   Fachbereiche, Key-User: Reporting in SAP BW und SAP ERP
•   End-User: Qualifizierung in den Modulen SD, MM und WM

Im Mai wurde in Österreich ein Pilot gestartet, um einen verlässlichen Test für den im August geplanten Roll-out durchzuführen. Die Schulungen der dortigen Mitarbeiter begannen bereits in der zweiten Aprilwoche. Auf Basis der Ergebnisse dieses Praxistests war klar, dass der Zeitplan für EPOS eingehalten werden kann. Die Schulungen für die gesamte Zielgruppe wurden durch das inzwischen 13-köpfige Trainerteam der Integrata im Juni und Juli durchgeführt.   Dabei wurde auf eine Kombination aus Präsenzseminaren und webbasierten Trainings gesetzt, um bis zum Go-live im August allen 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das notwendige Know-how zu vermitteln.

Das Leben nach EPOS

Aufgrund der sehr positiven Beurteilungen sowohl seitens der Teilnehmer als auch der Projektverantwortlichen bei ElectronicPartner erhielt die Integrata einen Folgeauftrag. Ein dreiköpfiges Trainerteam stand nach dem Roll-out bis zum Jahresende für einen sogenannten „After-Go-live-Support“ bereit. Die Anwender in den verschiedenen Fachbereichen hatten somit immer Ansprechpartner vor Ort bei Fragen zum neuen SAP-System. Damit wurde der Wissenstransfer von den Schulungen bis hin zum Praxiseinsatz nachhaltig gesichert. Beim Roll-out im August lag der Schwerpunkt auf den Modulen SD, MM und WM. Für die Module FI und CO wurde zunächst ein anderes Produkt eingesetzt. Bei ElectronicPartner war jedoch klar, dass der Roll-out dieser beiden Module folgen soll. Um das Competence Center-Team optimal darauf vorzubereiten, wurde die Integrata mit einer Qualifizierungsreihe beauftragt. Diese 41-tägige Reihe zu SAP FI und CO umfasste insgesamt 11 Themen und wurde im Trainingszentrum Düsseldorf der Integrata AG durchgeführt.

Fazit

ElectronicPartner kann auf ein Projekt zurückblicken, das durch alle Beteiligten zu einem Erfolg gemacht wurde. Dank einer hervorragenden Vorbereitung und Projektstrukturierung sowie der frühzeitigen Einbindung externer Ressourcen wurde EPOS "in time" realisiert. Mit dem neuen Warenwirtschaftssystem hat ElectronicPartner eine wichtige interne Voraussetzung geschaffen, um sich im europäischen Wettbewerb zu behaupten und die Position unter den Top-5-Handelsunternehmen der Branche zu stärken. Für die Integrata AG zeigte sich erneut, wie wichtig das Full Service-Portfolio rund um Qualifizierung ist. Dadurch konnten alle Anforderungen des Kunden aus einer Hand umgesetzt, alle Rollen durch erfahrene und kompetente Trainer besetzt und verschiedene Vermittlungsformen angeboten werden, um die von der Systemumstellung betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von ElectronicPartner optimal auf die neuen Anwendungen vorzubereiten.

Facts & Figures zum Projekt:

Aufgabenstellung:
Qualifizierung von Mitarbeitern zur Vorbereitung und Anwendung bei Einführung von SAP ERP (ECC 6.0) Retail

Themen:

Competence Center: Customizing in den Modulen SD, MM, WM, FI und CO
Test Team und Entwickler: diverse SAP ABAP Themen
Fachbereiche, Key-User: Reporting in SAP BW und SAP ERP
End-User: Qualifizierung in den Modulen SD, MM und WM
Competence Center: 41-tägige Qualifizierungsreihe zum Thema FI und CO
Anwenderschulungen in den Modulen SD, MM und WM.