Ulm investiert in Zukunft

Im Januar 2003 wurde das zweite gemeinsame Projekt "Nachwuchsführungskräfte-Qualifizierung" der Stadt Ulm und Unilog Integrata Training (UIT) mit einer Präsentation der erreichten Ergebnisse vor dem Ersten Bürgermeister der Stadt Ulm sowie zahlreichen Vertretern der Stadtverwaltung erfolgreich abgeschlossen. Dieses muss als weiterer Meilenstein der vor 5 Jahren begonnenen und seither sehr intensiv und partnerschaftlich geführten Zusammenarbeit im Bereich der Mitarbeiterqualifizierung bei der Stadtverwaltung begriffen werden.

S.Baumgartl (2.v.li.), und W.Erdle (1.v.li.), mit der zweiten Teilnehmergruppe

Ausgehend von der Mitte der 90-er Jahre einsetzenden Verwaltungsreform, in der die klare Zielsetzung formuliert ist, öffentlichen Verwaltungen in moderne, effizient arbeitende Dienstleistungsbetriebe umzuwandeln, erhielt die Stadtverwaltung Ulm zu Beginn des Jahres 1998 eine neue Organisationsstruktur basierend auf eigenverantwortlicher Steuerung aller (Fach-)Bereiche und Fachabteilungen. Von dieser Neuausrichtung waren und sind rund 2.000 Beschäftigte betroffen. Die innerhalb der Stadtverwaltung eingesetzte AG Personalentwicklung identifizierte im Vorfeld der Reorganisation den anstehenden Qualifizierungsbedarf für Führungskräfte und Mitarbeiter. Dabei rückte das Thema Kommunikation in den Mittelpunkt und durch das Etablieren eines Mitarbeitergesprächs sollen auf Grundlage gemeinsamer Zielvereinbarungen Identifikation, Motivation und Engagement gesteigert werden.

1997 - Einführung des Mitarbeitergesprächs

Gemeinsam mit der UIT wurde 1997 das Projekt "Mitarbeitergespräch" eingeführt, welches Führungskräfte und Mitarbeiter/innen mit den Methoden und Techniken dieses Mediums vertraut machen sollte. Die UIT konzipierte hierzu, zusammen mit der Stadtverwaltung, das didaktische Konzept, entwickelte geeignete Seminarunterlagen und führte ein Pilottraining durch, welches Grundlage für die Optimierung der Lerninhalte und -medien war und dessen Ergebnisse zwischen 1998 und 2002 in rund 100 zweitägige Seminardurchführungen eingeflossen sind.

1998 - Führungskräftequalifizierung

Parallel wurde ein zweites Projekt für die rund 200 Führungskräfte aufgesetzt, in dem es einerseits um die Vermittlung einer Reihe betriebswirtschaftlicher Prinzipien und andererseits um das Einüben von Führungsfähigkeiten, wie Motivation und Konfliktmanagement ging. Auch hier begleitete die UIT die Stadtverwaltung von der Entwicklung über die Durchführung bis hin zur Evaluation der Trainings.

Langfristige Führungsstrategie

Daran anknüpfend entwickelte die Stadtverwaltung eine langfristige Führungsstrategie. Vakante Führungspositionen sollen künftig, wenn möglich, ausschließlich mit Beschäftigten aus den eigenen Reihen besetzt werden. Walter Erdle, Stadtamtsrat in Ulm und Mitarbeiter der Zentralen Steuerung/Personal begründet dies folgendermaßen: "Jede Stadtverwaltung ist unterschiedlich strukturiert und verlangt auch an spezifischen Wissen so viel, dass es meist schwierig ist, jemanden von außen in eine Führungsposition zu integrieren." Er fügt hinzu: "Die eigenen Mitarbeiter kennen jedoch durch jahrelange Arbeit in der Stadtverwaltung alle relevanten Inhalte und internen Mechanismen."

Nachwuchsführungskräfte-Training

Um dieses ehrgeizige Ziel zu realisieren startete man 1999 ein erstes Projekt zur Qualifizierung der Nachwuchsführungskräfte in dessen Rahmen zunächst 15 Beschäftigte mit Führungswissen und Führungsinstrumenten vertraut gemacht wurden. Vor Abschluss des ersten Kurses Mitte 2001 startete dann eine zweite Gruppe im Frühjahr 2001 mit 13 Personen. Die UIT unterstützte für beide Gruppen zu Projektbeginn die Qualifizierungsberatung sowie die Entwicklung des didaktischen und fachlichen Konzepts.

Beide Projekte (Gruppen) wiesen zwei wesentliche Besonderheiten auf:

1. Die sinnvolle Verzahnung von 14 thematisch unterschiedlichen Seminarbausteinen im Rahmen der schrittweisen theoretischen und praktischen Wissensvermittlung nach dem Prinzip "Baustein für Baustein".

UIT und die Stadtverwaltung führten deshalb, bis auf wenige Ausnahmen, bewusst alle Veranstaltungen (s. nächste Seite) mit einem einzigen, erfahrenen Referenten durch.

Das Finanzmanagement zum Beispiel, welches zu Beginn der Qualifizierungsreihe stand, umfasste Bereiche wie Haushaltsplanung, Kosten- und Leistungsrechnung. Der später folgende Controlling-Baustein setzte thematisch auf diesen Elementen des Finanzmanagements auf, sodass bereits gelernte Begriffe und Mechanismen zur Verdeutlichung praktisch eingebracht werden konnten.

2. Das Ausklammern des Bausteins "Projektmanagement" und das praxisbezogene Erarbeiten seiner Methoden und Techniken über den gesamten Verlauf des Projekts hinweg.

Projekt im Projekt

Die Stadt Ulm wollte von Anfang an eine anwendbare (messbare) Dimension in den Projektverlauf verankern, deren Ergebnisse nach Projektende direkt umgesetzt werden können und von der die Stadtverwaltung einen konkreten praktischen Benefit zu erwarten hat. So definierte man als praktisches Projektziel für die erste Gruppe die Analyse aller innerhalb der Stadtverwaltung vorhandenen Informationsstrukturen und Informationsflüsse (Informationsmanagement bei der Stadtverwaltung Ulm - Projektziel: "Sollkonzeption für ein Intranet") und für die zweite Gruppe die Schaffung der Voraussetzungen für die Umsetzung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung. Diese ehrgeizigen Zielsetzungen füllten also jeweils den Baustein "Projektmanagement" mit einem praxisnahen Inhalt und wurde somit zum "Projekt im Projekt". Von entscheidender Bedeutung war in diesem Zusammenhang auch der Baustein "Moderation/Präsentation", der praktische Grundregeln zum Präsentieren selbst erarbeiteter Ergebnisse aufzeigte und dadurch allen Beteiligten einen sicheren und im Projektverlauf zunehmend routinierteren Umgang mit den Themen der behandelten Bausteine und vor allem mit den Resultaten des Projekts "Informationsmanagement/Intranet" bzw. "Mitarbeiterbefragung" vermitteln konnte.

Die UIT übernahm die Anpassung bzw. Neuentwicklung aller eingesetzten Seminarunterlagen und begleitete das komplette Projektmanagement und die Prozessdokumentation aller Seminarergebnisse.

Qualifizierungsbausteine im Überblick:

Basisveranstaltung:

• Verwaltungsreform, Die neue Führungsrolle

Führungswissen:

• Finanzmanagement (Workshop)
• Personalmanagement in der öffentlichen Verwaltung
• Organisationsmanagement
• Qualitätsmanagement
• Strategie (Workshop)
• Controlling

Führungsinstrumente und Arbeitstechniken:

• Zeit- und Selbstmanagement
• Kooperation und Teamentwicklung
• Projektmanagement (Einführung)
• Moderation und Präsentation
• Motivation und Konfliktmanagement
• Mitarbeitergespräch (Einführung)

Transfer und Nachbereitung

• Stand der Umsetzung

Projektmanagement als kontinuierlicher Baustein über den gesamten Projektverlauf hinweg

Ulmer Münster und Stadthaus

Die Stadtverwaltung verfügt nun - nachdem alle 14 Bausteine durchlaufen wurden - über eine Gruppe von insgesamt 28 qualifizierten Nachwuchsführungskräften, die in den nächsten Jahren Führungspositionen übernehmen können. Einige Nachwuchsführungskräfte sind bereits jetzt schon in Führungspositionen. Im Rahmen einer Diskussionsrunde zum Abschluss der Projektpräsentation wird vom Ersten Bürgermeister der Stadt Ulm, Gunter Czisch, nochmals bekräftigt: "Wir brauchen Nachwuchsführungskräfte, und ich bin sehr froh, dass wir jetzt auf eine zahlenmäßig starke Gruppe qualifizierter Kolleginnen und Kollegen zurückgreifen können". Auch die Zentrale Steuerung/Personal der Stadtverwaltung wertet die zurückliegende Maßnahme sehr positiv: "Das in den beiden Jahren erworbene Kapital, d.h. das umfassende Wissen unserer Mitarbeiter in den unterschiedlichen Bereichen von Führung hilft der Stadtverwaltung entscheidend weiter auf dem Weg zu einem modernen Dienstleistungsbetrieb", resümiert Abteilungsleiterin Susanne Baumgartl.

Das erarbeitete Konzept einer Mitarbeiterbefragung stellt für sie den zweiten ganz wesentlichen Aspekt der Maßnahme dar: "Für die Personalarbeit liefern die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung objektive Daten, mit denen man sinnvoll arbeiten kann, anders als mit vereinzelten, subjektiven Aussagen, die einen über irgendwelche Kanäle erreichen." Der Projektauftrag sah vor, die Stadtverwaltung in die Lage zu versetzen, nach Projektende mit den Vorbereitungen für eine Mitarbeiterbefragung in 2004 beginnen zu können. Dies ist umfassend realisiert worden, jetzt geht es um einige grundsätzliche Entscheidungen zum Fragenkatalog (Inhalt, Fragenumfang und -tiefe) und um die konkrete Umsetzung. "Im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung sind viele Gefahren zu beachten, sodass wir mit großem Fingerspitzengefühl an die Formulierung der einzelnen Punkte herangehen müssen", gibt Gunter Czisch in diesem Zusammenhang zu bedenken.

Projektverlauf, 2. Gruppe: "Mitarbeiterbefragung"

Nov. 2001 Kick-off: Projektauftrag, Gremienbildung

Dez. 2001-März 2002 IST-Aufnahme: Vorbereitende Arbeiten, Erarbeitung und Abnahme

April 2002-Juli 2002 IST-Analyse: Erarbeitung, Abnahme und Präsentation

Aug. 2002-Nov. 2002 SOLL-Konzeption: Erarbeitung, Abnahme und Präsentation

Dez. 2002 Überarbeitung der Projektdokumentation

Jan. 2003 Vorbereitung der Abschlusspräsentation

24. Jan. 2003 Abschlusspräsentation

Die Stadt Ulm hat auf die Veränderungen in der öffentlichen Verwaltung reagiert und sich und ihre Beschäftigten auf die Zukunft eingestellt. Dadurch, dass gut ausgebildete junge Führungskräfte bei Bedarf sofort eingesetzt werden können, kann die Stadtverwaltung dauerhaft planen und die Vorteile einer langjährigen Zugehörigkeit dieser Beschäftigten für die anstehenden Aufgaben in Ulm effizient nutzen. Die Stadt kann das Wissen der Nachwuchsführungskräfte bereits jetzt im Rahmen von Projektarbeiten in den einzelnen (Fach-) Bereichen nutzen und gezielt einsetzen.

Die Präsentation der Ergebnisse des zweiten Projekts zum Thema Nachwuchsführungskräfte hat deutlich gemacht, dass sich die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Stadtverwaltung und UIT bewährt hat. Alle Beteiligten kamen so auch zu einer sehr positiven Schlussbetrachtung, was Vorbereitung, Absprachen, Zusammenarbeit sowie Flexibilität im Rahmen der Projektorganisation anbetrifft. Von den vermittelten Inhalte profitieren Mitarbeiter und Stadtverwaltung gleichermaßen, und obwohl das Projekt an einigen Stellen sehr anstrengend war, hat es den Beteiligten großen Spaß gemacht, was in der Abschlussdiskussion immer wieder Erwähnung fand. Susanne Baumgartl zieht ihr persönliches Fazit: "Die Qualifizierungsreihe enthielt eine sehr große Stoffmenge, so dass die Teilnehmer über ihre tägliche Arbeit hinaus einige Zeit investieren mussten. Dass alle voller Motivation bei der Sache waren, lag sicher auch an der praktischen Dimension durch das Projekt zur Mitarbeiterbefragung."

Autor:

Roland Heidelberg

Integrata AG

roland.heidelberg@integrata.de