Soft Skills digital unterstützt: Was Office 365 für Teams leistet

Wo früher spezifische Fachkompetenz gefragt war oder die Fähigkeit, Daten zu analysieren und zu interpretieren – machen heute fachübergreifende Soft Skills eine rasante Karriere. Ein Grund: Smarte Algorithmen übernehmen zusehends das Feld „Fachkompetenz“. Zudem brechen alte Strukturen und Hierarchien auf und übergeben mehr Verantwortung an Projektteams und ihre Mitglieder. Das Forschungsprojekt „Collaboration 2020“ von Johnson Controls Global WorkPlace Solutions geht davon aus, dass es in wenigen Jahren mehr Team- als Einzelarbeitsplätze geben wird. Und Teamarbeit braucht gut ausgeprägte Soft Skills: Gesprächs- und Verhandlungsführung, Kritikfähigkeit, interkulturelle Kompetenz, Flexibilität oder öffentliches Sprechen.

Doch der Wandel der Arbeitswelt bringt einen Aspekt mit sich, der es kompliziert macht, die Soft Skills in Teamstrukturen einzubringen. Schließlich ändern sich auch die Arbeitsbedingungen massiv: Viele Menschen arbeiten heute räumlich verteilt und zeitlich versetzt. Home Office, mobiles Arbeiten und flexible Teilzeitmodelle nehmen zu. Wie aber kann gemeinsam an Projekten gearbeitet werden, wenn man kaum persönlich zusammentrifft? Wie kann Fachwissen ausgetauscht werden? Wie können zwischenmenschliche Impulse die Kreativität fördern? Wie lassen sich gemeinsame Positionen verhandeln? Bisherige Kommunikationsmittel greifen da zu kurz.

Die Cloud, der Modern Workspace

Die aktuellen Digitalisierungsbemühungen wären fehlgeleitet, wenn sie für Kollaboration keine praktischen Lösungen lieferten. Inzwischen gibt es zahlreiche erprobte Technologien, die Menschen und Projekte zusammenbringen – in der Cloud. Sie ist zugleich Netzwerk, Kommunikationsplattform, Dokumentenspeicher und Informationsverteiler. Jeder Arbeitsplatz, der mit dem Internet verbunden ist, kann Cloud-Dienste nutzen. Dabei ist es ganz gleich, wo man sich befindet, wie spät es gerade ist und mit welchem Endgerät man zugreifen möchte.

Unter dem Schlagwort „Modern Workspace“ hat Microsoft aus seiner Office-Suite nützliche Werkzeuge gemacht, die Kollaboration und Projektarbeit in die Cloud bringen: Office 365. Dreh- und Angelpunkt für die wesentlichen Team-Funktionen ist OneDrive. Hier werden alle Arten von Inhalten und Informationen gespeichert. Eine zusätzliche Zugriffsplattform ist SharePoint. Darüber lassen sich Dateien teilen und verwalten. Die Anwendung Gruppen ist das Verbindungsstück zwischen den einzelnen Diensten. Die wichtigsten Werkzeuge für Teams und verteilte Mitarbeiter stellen wir hier kurz vor.

Teams

Das Herzstück von Office 365 ist das Kollaborationstool Teams. Über ihren Internet-Browser gestalten Arbeitsgruppen diese übergeordnete Kommunikationsplattform. Projektbezogene Text-, Bild-, Ton- und Audio-Dokumente lassen sich hier sammeln und bearbeiten. Aber auch Notizen aus OneNote, Kalendereinträge, Aufgaben oder Adressbücher. Das Besondere in Teams ist, dass es als zentrale Anlaufstelle für alle Aktivitäten dient. Denn das Kollaborationstool bindet alle wesentlichen Kommunikations-Apps ein. So sind Einzel- oder Gruppen-Chats möglich und Telefon- oder Videokonferenzen für Meetings. In den Chats oder Videokonferenzen können auch PowerPoint-Präsentationen und Excel-Auswertungen hochgeladen und von den Teammitgliedern gleichzeitig bearbeitet werden.
 

Outlook

Outlook ist der multifunktionale Evergreen und Standard als E-Mail-Programm. In der Kollaborationsstrategie von Office 365 wird Outlook zur tragenden Säule. Solassen sich Team-Postfächer einrichten, damit Arbeitsgruppen eine zentrale E-Mail-Adresse verwenden können. Auch ist das Programm stark darin, Termine, Aufgaben und Kontakte zu organisieren. Und mit den im SharePoint zentral versammelten Daten ist es für Outlook kein Problem, hilfreiche Gruppenfunktionen zu nutzen: Besprechungen planen, Teamkontakte verwalten, den Projektkalender gemeinsam pflegen oder Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. Denn das Programm kann mehrere Kalender und Adressbücher parallel handhaben. Für diese Zwecke hält der SharePoint alle Daten und Informationen online bereit und leitet sie bei Bedarf an beliebige Endgeräte weiter.

Da, wo das klassische Notizbuch an Grenzen stößt, wird es für seinen digitalen Cousin erst interessant. Denn OneNote ist ein echtes Kreativtool: Selbstverständlich kann Text über die Tastatur von Computer, Tablet oder Smartphone eingetippt werden. Zusätzlich nimmt OneNote aber auch handschriftliche Notizen, Zeichnungen, Bilder, Videos und Sprachdateien auf, die sich mithilfe der integrierten Spracherkennung nach Stichworten durchstöbern lassen. Die Anwendung eignet sich bestens, um Projekte zu skizzieren, Besprechungen vorzubereiten, Ideen zu sammeln und sie zu strukturieren. Ein nützliches Plus: Die Notizen können untereinander verknüpft werden. So sind zusammenhängende Gedanken als solche zu erkennen und selbst komplexe Konstrukte werden begreifbar.

Für Gruppen und Projektteams ist es interessant, OneNote mit Sammlungen zu verschiedenen Themen zu bestücken. Die Notizen können dann innerhalb des Teams freigegeben, mit Externen geteilt und bearbeitet werden. Dank der Synchronisierungsfunktion ist dabei sichergestellt, dass allen Beteiligten immer aktuelle Versionen vorliegen. Und schließlich: OneNote ist vollständig in Office 365 integriert. Deshalb lassen sich Notizen nahtlos in Word verwenden oder abgelegte Kontaktinformationen mit Outlook austauschen.

Planner

Der Name sagt es schon – Planner ist ein Organisationstool. Mit der Anwendung lassen sich Projekte und Aufgaben terminieren, Teams zusammenstellen und den Mitgliedern Aufgaben zuweisen. Eine Planungstafel hält die Prozesse transparent und visualisiert, wer welche Aufgabe erledigt – und wie der aktuelle Status ausschaut.

Yammer

Ist die schlanke Variante eines Sozialen Netzwerks für den Business-Einsatz. Das Ziel des kleinen Kommunikators ist es, schnell und unkompliziert Netzwerke und Gruppen aufzubauen und mit verbundenen Personen Kurznachrichten, Ideen und Dokumente zu teilen. Auch für Diskussionen und Fragerunden eignet sich das Tool. So kann im Unternehmen eine transparente Kommunikationskultur entstehen und fachbezogene Communitys teilen Wissen und klären Fragenstellungen.

Mehr Kollaboration in Office 365

Office 365 organisiert eine praxistaugliche Umgebung für verteilte Teams oder Heim- und Mobil-Kollegen in der Cloud. Hier können sie zeit- und ortsunabhängig auf die gleichen Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente zugreifen, diese simultan bearbeiten oder sich in Videokonferenzen besprechen. So wird der virtuelle Arbeitsplatz flexibel, kommunikativ und ermöglicht echte Kollaboration.

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