You’ll Never Work Alone – Kollaboration in der Arbeitswelt

Der technische Fortschritt hat Wirtschaft und Arbeitsleben kräftig durchgemischt: Kunden, Produktion, Verwaltung – alle Prozesse sind zunehmend vernetzt, beschleunigt und auf individuellen Bedarf ausgerichtet. Das setzt Unternehmen und die Belegschaft unter Druck. Aber die Arbeitswelt passt sich nach und nach den Bedürfnissen an – durch Flexibilisierung: Neue Arbeitszeitmodelle und ortsunabhängiges Arbeiten sollen die Work-Life-Balance verbessern; projektorientierte Teams sollen Geschwindigkeit erhöhen und Innovationen bringen.

Die IDG-Studie „Arbeitsplatz der Zukunft“ bestätigt den Trend: Von über 1.000 Befragten, zählen neue Arbeitszeitmodelle und Home- beziehungsweise Remote-Arbeit mit 47,7 Prozent zu den zentralen Themen. Mobilität und Technologie befinden sich mit 56,8 Prozent noch höher auf der Agenda. Denn Mitarbeiter im Außendienst, auf Dienstreise oder pendelnd in der Bahn sollen trotzdem an Projekten weiterarbeiten und Aufgaben voranbringen können. So ist es auch nicht verwunderlich, dass neue Formen der Zusammenarbeit (43,5 Prozent) von den Befragten hoch bewertet werden. Teamgeleitete Projektarbeit und Kollaboration sind ein ganz entscheidender Treiber von Arbeit 4.0.

Beweglich durch den Arbeitstag

Arbeitnehmer fordern aus unterschiedlichen Gründen flexible Arbeitszeiten. Sei es, um die Kinder in der Schule abzuliefern, sie abzuholen und betreuen zu können. Oder um einen Ausgleich zum Arbeitsstress und dem Immer-erreichbar-Sein zu ermöglichen. Ohne Kernarbeitszeiten können Mitarbeiter die vertraglich geregelten Arbeitsstunden und Aufgaben eigenverantwortlich ableisten – ob von 8 Uhr bis 16 Uhr, von 11 Uhr bis 19 Uhr oder nach Bedarf auf die Woche verteilt. Auch Home Office und mobile Arbeit spielen bei Unternehmen und Angestellten eine immer größere Rolle: Wer Zuhause arbeitet, spart lange Anfahrtswege, kann parallel die Kinder im Auge behalten und genießt die heimelige Atmosphäre. Wer mobil arbeitet, kann Kunden von Angesicht zu Angesicht betreuen – oder mal ein Memo im Café verfassen.

Die Flexibilität von Arbeit 4.0 betrifft auch Organisationstrukturen und Arbeitsprozesse in Unternehmen. Temporäre Teams mit flachen Hierarchien werden projektbezogen zusammengestellt. Häufig sind sie interdisziplinär und abteilungsübergreifend – teilweise versammeln sie Mitglieder aus unterschiedlichen Unternehmen und beziehen auch Freelancer mit ein. Diese gemischten und verteilten Teams bringen Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitsgeber gleichermaßen. Denn vielfach motiviert die Mischung und fördert eine starke Innovationsbereitschaft. Mit flexiblen Strukturen und frischem Input von außen entwickelt sich in den Teams eine besonders kreative Atmosphäre. Know-how wird ausgetauscht, fachfremde Perspektiven fließen ein und die Teammitglieder lernen voneinander, während sie gemeinsame Lösungen erarbeiten. Kurz gesagt: Die Arbeitswelt der Zukunft lässt den Ideenreichtum der Mitarbeiter freier fließen.

In jeder Hinsicht: Netzwerkdenken

Bei der praktischen Umsetzung neuer Arbeitsmodelle und heterogener Teamarbeit gibt es jedoch eine grundsätzliche Schwierigkeit: In der globalisierten Wirtschaftswelt befinden sich Fachbereiche und externe Kooperationspartner häufig in unterschiedlichen Städten, Ländern oder gar Kontinenten – Menschen, die eigentlich zusammen arbeiten, sind räumlich voneinander getrennt. Kommen Kollegen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen hinzu, wird es noch komplizierter. Der eine arbeitet vormittags, der andere nachmittags, und der Dritte ist aufgrund der kontinentalen Zeitverschiebung nur abends erreichbar. Die Deadline für die geplante Recruiting-Kampagne nimmt darauf aber keine Rücksicht.

Wenn die Abstimmung nicht auf dem Büroflur stattfinden kann, braucht Arbeit 4.0 ein umfassendes Netzwerkdenken. Die neuen Modelle können nur erfolgreich sein, wenn sich alle Beteiligten koordinieren und austauschen. Mobil arbeitende Kollegen oder Mitarbeiter im Home Office sollen an den Vorgängen im Unternehmen teilhaben. Sie müssen Informationen erhalten und verteilen können, sie brauchen Zugriff auf Daten und Hilfsmittel und vor allem: sie müssen ohne Hürden kommunizieren können – mit Kollegen, Vorgesetzen, Kunden. Gleiches gilt für die Arbeit in Teams. Arbeitsgruppen, die weit verstreut sind und sich nicht mal eben im Besprechungsraum zusammensetzen können, müssen Informationen trotzdem ungehindert fließen lassen. Klappt das nicht, führt die räumliche Trennung zu einer starken Individualisierung der Arbeit, positive Effekte verpuffen und die Bindung an das Unternehmen sinkt.

Arbeitsplatz in der Wolke

Die Lösung, um Aufgaben, Arbeitsmittel und Prozesse aufeinander abzustimmen, ist eine technologische. Sie läuft über cloudbasierte Plattformen für virtuelle Teamarbeit und Kollaborationstools. Im Zentrum stehen dabei Kommunikation, Organisation und Wissensmanagement. Cloud-Lösungen schaffen neue Formen der Zusammenarbeit. Durch Netzwerkstrukturen sind alle Projektbeteiligten jederzeit in der Lage, an ihren persönlichen Tasks zu arbeiten und sich mit anderen abzustimmen. Die benötigten Daten, Dokumente und Informationen werden online bereitgehalten und sind über Laptop, Tablet oder Smartphone abrufbar. Ein besonderer Effekt: Weil die Daten nicht verteilt und lokal gespeichert werden, stehen allen Beteiligten identische und aktuelle Informationen zur Verfügung.

Beispielsweise hat Microsoft mit Office 365 eine cloudbasierte Plattform geschaffen, die Kollaboration und Projektarbeit im Unternehmen – und darüber hinaus – unterstützt. Jeder Nutzer, der in den letzten Jahren auf Office 365 aktualisiert hat, verfügt damit über umfassende Kollaborationswerkzeuge. Denn die Plattform beinhaltet neben den gängigen Office-Programmen auch praxisorientierte Tools, um sich mit Kollegen in definierten Teams auszutauschen. Da alle relevanten Daten zentral über die Cloud zugänglich sind, können Nutzer online Termine und Kontakte verwalten und Abläufe planen. Dokumente lassen sich sogar von mehreren Nutzern gleichzeitig bearbeiten – fast, als würde man nebeneinander sitzen. Die Flexibilität von Arbeit 4.0, ihre Freiheit bei Zeit und Ort sind somit kaum noch ein Hindernis.

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